テレアポはお礼メールが重要?送るときのマナーや例文を紹介

アポイントの取得後や訪問後など、相手に感謝を示すのに重要なのがお礼メールです。お礼メールは相手と良好な関係を築き、新たなビジネスチャンスを生むきっかけにもなります。相手に感謝を伝えることはもちろんですが、マナーを守ったり相手に配慮を示したりすることも大切です。

本記事では、テレアポの取得後をはじめ、商談・訪問後のお礼メールのポイントや、例文などを紹介します。顧客とのコミュニケーションに差別化を図りたい方は、参考にしてください。

お礼メールを送るタイミングと記載する内容

テレアポにおいてお礼メールを送るタイミングは、「アポの取得後」と、「商談・訪問後」の2回です。それぞれのタイミングで顧客との約束や関係性も変化するため、記載する内容も変わります。状況に合わせて、適切な内容でお礼メールを送りましょう。以下では、お礼メールに記載する内容について解説します。

アポイント取得後

アポイントを取得した後は、以下の構成でお礼メールを作成しましょう。

  • 宛名
  • 挨拶
  • お礼
  • アポイントの詳細
  • 日時変更への配慮

テレアポの場合、口頭での約束になるため、取得後のお礼メールで正確な情報を共有しておく必要があります。相手との認識を一致させておくことで、当日の打ち合わせをスムーズに進めることが可能です。

訪問後

訪問後は、以下の構成でお礼メールを作成することが望ましいです。

  • 件名
  • 宛名
  • 挨拶
  • アポイントの調整に対する感謝
  • 商談時に受けた質問や課題
  • 次回のアポイントの詳細
  • 参考資料や見積書などの添付資料

アポ取得後に比べ、記載事項は多いです。商談時は、相手からの質問を受けたり、自社商品・サービスに対する課題が明らかになったりする場合があります。訪問後のお礼メールには、商談時に答えられなかった内容や課題などを記載することが必要です。

また、資料や見積書など、当日要求された資料についても言及しておくと、相手も安心です。

テレアポのお礼メールを送るときのマナー

アポイントに対するお礼メールは、以下のマナーを踏まえた上で送ることが大切です。

  • お礼メールはすぐに送る
  • 定型文のまま送らない
  • 件名はわかりやすく簡潔に
  • アポ内容は詳細に記載する
  • 誤字脱字・記載ミスがないようにする
  • 返信する場合は「Re:」をつけたままにする

マナーは相手への配慮を表すため、信頼関係の構築に大きく影響します。以下では、お礼メールのマナーについて解説します。

お礼メールはすぐに送る

お礼メールは、アポ取得後や訪問後、すぐに送ることが望ましいです。当日の営業時間内が厳しい場合、遅くても24時間以内に送りましょう。それ以上空くと、相手が不信感を抱くことになります。

また、夜遅くのメールも不適切です。商談後はすぐにメールを送ることを習慣づけておくと、焦ることも少ないでしょう。

定型文のまま送らない

ありきたりな表現や定型文でのメールは、相手に事務的な印象を与える可能性があります。とくに相手が頻繁にビジネスのメールをやり取りしていれば、すぐに見抜かれるでしょう。アポイントの取得に漕ぎつけても、相手によいイメージを持ってもらえないと商談がうまく行かない場合もあります。

定型文を利用する場合でも、構成を活用して自分の言葉や表現に書き換え、相手に思いが伝わるようにしましょう。

件名はわかりやすく簡潔に

お礼メールの件名は、一目で相手に用件が伝わるよう、わかりやすく簡潔な内容にすることが大切です。他のメールに埋もれて読まれない場合や、相手が混乱する場合もあります。件名だけで内容が伝われば、相手が内容を確認したい場合にもスムーズにメールを探し出すことが可能です。

アポ内容は詳細に記載する

テレアポの場合、聞き間違いや言い間違いなど、コミュニケーションの齟齬が発生している場合もあります。相手と自分の認識が一致させられるよう、電話で話したアポ内容は、お礼メールの中で改めて記載しておきましょう。認識のミスによるトラブルや、機会損失を防ぐことにもつながります。

誤字脱字・記載ミスがないようにする

メールに誤字脱字が多いと相手に適当なイメージを与え、その後の商談に影響する可能性もあります。とくに記載ミスでアポイントの日時を間違えると、相手にも迷惑をかけることとなるため、自社への信頼の失墜やビジネスチャンスを失いかねません。誤字脱字やミスは、送信前に念入りに確認しましょう。

返信する場合は「Re:」をつけたままにする

アポの取得後に、お礼メールの返信から相手とやり取りが続くこともあるでしょう。その場合、件名には「Re:」をつけたまま返信しましょう。これにより、相手に何かに対する返信と認識してもらえるため、他のメールに埋もれにくくなります。

しかし、「Re:Re:Re:」と連続すると件名が読みにくくなるため、2つ目以降は削除しましょう。

好印象を残すお礼メールのポイント

テレアポのお礼メールで好印象を残すためには、以下のポイントを押さえておきましょう。

  • 漢字とひらがなのバランスに配慮
  • 話した内容を織り交ぜる
  • 日時変更への配慮を示す
  • 予定まで期間がある場合はリマインドメールを送る

ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。

漢字とひらがなのバランスに配慮

漢字とひらがなをバランスよく入力することで、相手がストレスなくメールを読めるようになります。真面目なイメージを持たせるために漢字を多用すると、相手の読む気を削いでしまうリスクがあります。一方、あまりにひらがなが多いと、稚拙なイメージを与えるでしょう。

メール全体を見て、漢字とひらがなのバランスに違和感がないか確認が必要です。

話した内容を織り交ぜる

相手との会話内容から必要だと思われる情報をメールの内容に織り交ぜることで、次回のスムーズな商談につながります。相手のニーズに応えようとする姿勢も伝わるため、信頼関係を築きやすくなるでしょう。

日時変更への配慮を示す

アポイントを取得した後でも、相手の都合によっては日程変更を希望される場合があります。相手に気を遣わせないよう、あらかじめ日程変更に配慮を示しておくことが大切です。とはいえ自社の都合もあるため、日時を確定したい日を提示しておくとよいでしょう。

予定まで期間がある場合はリマインドメールを送る

アポイントを取得してから約束の日時まで期間が空く場合、リマインドメールを送ることで相手が予定を忘れることを防げます。商談の機会を失ったり、お互いがリスケジュールに時間を使ったりすることもないでしょう。

リマインドメールを送るタイミングは、前日の夕方、あるいは午後のアポイントであれば、当日の朝でもよいでしょう。

パターン別のお礼メールの例文

ここからは、以下のパターンに分けて、適切なお礼メールの例文やポイントを紹介します。

  • アポ取得後のお礼メール
  • 訪問・商談後のお礼メール
  • 日程変更の依頼
  • 打ち合わせ後の資料送付
  • リマインドメール

お礼メールを送る際の参考にしてください。

アポ取得後のお礼メール

【件名】〇/〇(〇曜日)〇時~の打ち合わせのお礼(株式会社△△・山田 太郎)

【本文】株式会社〇〇〇〇〇〇部 部長 〇〇 〇〇 様
お世話になっております。株式会社△△の山田太郎です。
ご多忙の中、弊社サービス「〇〇〇〇」について、ご説明する機会をいただき、誠にありがとうございます。
先ほどのお電話で申し付けいただいたとおり、下記の日時にお伺いさせていただきますので、ご確認をお願いいたします。
日時:◯◯月◯◯日 ◯曜日 ◯◯時
場所:(貴社本社や貴社◯◯オフィスなど)
目的:「〇〇〇〇」のご案内
訪問する予定の人数:◯名(課長の○○も同席させていただきます など)
お時間の変更などございましたら、◯◯月◯◯日の◯◯時までにご連絡いただけると幸いです。また、不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
当日、〇〇(相手方)様とお会いできることを楽しみにしております。

アポイントの取得後は、感謝を示すことと、打ち合わせ日の情報や目的を簡潔に記載しておくことがポイントです。アポイントの取得時に相手から質問があった場合、この時点で答えておきましょう。

訪問・商談後のお礼メール

【件名】ご面談のお礼(株式会社△△・山田 太郎)
【本文】株式会社〇〇〇〇〇〇部 部長 〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。
本日、弊社サービス▲をご提案させて頂きました、株式会社△△の山田太郎と申します。
ご多忙にもかかわらず、お時間を頂き、誠にありがとうございます。
また、御社の課題や今後についてお話し頂き、心より感謝申し上げます。
弊社の商品に関しまして、ご不明点や疑問点など御座いましたら、お気軽にご相談くださいませ。
〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参りますので、引き続き宜しくお願い致します。

商談内容や質問、課題など、今後の商談でも重要になりそうな情報は共有するとよいでしょう。とくに課題がある場合、いつまでに解決できるかの見込みを伝えておくことが大切です。

日程変更の依頼

【件名】〇〇月〇〇日のご面談について(株式会社△△・山田 太郎)
【本文】株式会社〇〇〇〇〇〇部 部長 〇〇 〇〇 様
お世話になっております。株式会社△△の山田太郎でございます。
〇〇月〇〇日(〇曜日)〇〇時〜のご面談について、日程変更のご相談をしたくご連絡差し上げました。〇〇(自社の都合)により、〇〇時に貴社を伺うのが難しい状況です。
大変恐縮ではございますが、以下のいずれかの日程に変更していただくことは可能でしょうか。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー・◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯・◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯・◯月◯日(◯曜日) ◯:◯◯〜◯:◯◯ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
お忙しい中、ご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。
お手数をおかけしてしまい恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

相手の都合を優先できるよう配慮を示しながら、日程変更を申し出ることが大切です。場合によっては、相手に都合のよい日時を提案してもらってもよいでしょう。

打ち合わせ後の資料送付

【件名】資料のご請求のお礼(株式会社△△・山田 太郎)
【本文】
株式会社〇〇〇〇〇〇部 部長 〇〇 〇〇 様
平素よりお世話になっております。株式会社△△の山田太郎です。
先日は、弊社サービスのご案内に貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
ご要望いただいておりました資料を郵送させていただきました。今週中にお手元に届く予定ですので、資料の到着まで今しばらくお待ちくださいませ。
また、今回資料請求をいただいたサービスにつきましては、弊社ウェブサイト上でもご確認いただけるページがございます。——————————–〇〇についての詳細ページhttp://○○——————————–
ご不明な点やご質問がございましたら、私山田がお答えさせていただきますので、お気軽にご連絡ください。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。

商談で資料の要望があり後日送付した場合、資料到着の見通しを含めて連絡しましょう。また、Webページから確認できる場合も併せて案内しておくと親切です。

リマインドメール

【件名】〇月〇日〇時からのアポイントについて
【本文】
お世話になっております。△△株式会社の〇〇です。
日程が近づいて参りましたので、〇月〇日のアポイントの件について改めてご連絡をさせていただきました。
アポイントの詳細は下記の通りです。
日時:〇月〇日〇時~場所:(貴社本社や貴社◯◯オフィスなど)内容:「〇〇〇〇」のご案内
以上になります。
なお、当日は私と課長の〇〇がいたします。急遽、ご都合が合わない時は私宛(090-1234-5678)にご連絡をいただけますと幸いです。
それでは当日、お気を付けてご来社くださいませ。引き続きよろしくお願い申し上げます。

相手が当日の準備やイメージをしやすいよう、参加人数や目的を改めて記載しておきましょう。相手の事情が変わった場合のため、携帯番号などの連絡先を記載しておくこともポイントです。

テレアポのお礼メールで役に立つフレーズ

テレアポのお礼メールやその後のやり取りでは、相手に敬意を示しつつスムーズなコミュニケーションが必要です。中には、言い回しに困る場面もあるかもしれません。以下では、お礼メールで役に立つフレーズを紹介します。

相手の都合を尋ねる場合

  • ご都合はいかがでしょうか
  • お時間を頂戴したく存じます
  • よろしければ

日時変更の場合や、メールでアポイントの日時を決めることになった場合に使えるフレーズです。商談は数回に渡ることが多いため、使う頻度も多くなります。

相手に何かをお願いする場合

  • 大変恐縮ですが〜
  • お手数をおかけいたしますが
  • ~していただけますと幸いです
  • 〜頂ければと存じます

相手にお願いする際は、一方的にならないような柔らかい表現が望ましいです。上記のフレーズを使うことで、相手への敬意を示しながら依頼できます。

締めの挨拶

  • 厚く御礼申し上げます
  • 心よりお礼申し上げます
  • 心より感謝申し上げます
  • 重ねてお礼申し上げます

メールの最後に改めて感謝を伝えることで、丁寧な印象を残せます。過剰な表現になると逆に悪い印象を与えてしまうため、その前の文章を含めて「感謝の意」を多用しないよう気をつけましょう。

相手に配慮したお礼メールで新規顧客を開拓しましょう

テレアポのお礼メールは、顧客や取引先との円滑にコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことにつながります。ただ感謝を伝えるだけではなく、送るタイミングや記載内容から、相手に配慮を示すことが大切です。

メールでの好印象が、商談内容によい影響をもたらすこともあります。本記事で紹介した例文やフレーズをお礼メールに活用し、相手とのスムーズなやり取りにお役立てください。