在庫管理とは?発送代行などの効率化システムについても解説

ECサイトの在庫管理でお悩みではありませんか?利益を高めるためには適正在庫を保ち、商品の品質を維持しなければなりません。

しかし他の業務で手一杯の方や、現状の在庫管理に課題を感じる事業者の方もいるでしょう。

そこで今回は、在庫管理について掘り下げ、発送代行などの効率化システムについても解説します。在庫管理における業務を効率化し、利益の改善につなげたい事業者の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

在庫管理とは?

在庫管理とは、原材料や商品を最適な状態に保ち、問題なく生産や販売が行えるように管理することです。

商品の注文が入ったときに、在庫がなければ販売機会の損失につながってしまいます。反対に在庫が多すぎると、キャッシュフローが悪化する原因となり、最終的には廃棄せざるを得なくなるでしょう。

また商品の品質を維持するには、適切な環境のもとで保管しなければなりません。温度や湿度、期限などが適切に管理されることが重要です。

事業利益につなげるためにも、倉庫内で適切に商品が管理され、問題なく供給できる在庫数を維持することが課題となります。

在庫管理のメリット

在庫管理を適切に実施することで、次のようなメリットがあります。

  • 在庫回転率を向上させる
  • 商品の破損や劣化を防ぐ
  • ミスを防止できる

これらのメリットについて見ていきましょう。

在庫回転率を向上させる

在庫管理では適正在庫の維持を目指します。現状の分析と改善を繰り返すことで、在庫回転率の向上が図れます。

在庫回転率とは、一定期間に取り扱う商品の在庫数が入れ替わった回数のことです。在庫回転率が高いと商品の入れ替わりが早いことを意味し、売れ残り在庫のリスクを回避できます。

効率的に売り上げが向上していることを示す指針にもなり、在庫回転率を高めることは事業の最適化につながります。

商品の破損や劣化を防ぐ

倉庫に商品が保管される期間が長くなると、商品の破損や紛失のリスクが高まります。在庫管理を実施することで、商品が安定的に供給できる体制を作り上げることができ、破損や紛失のリスク回避が可能です。

また在庫管理を徹底することで、商品の品質を保てるようになり、顧客満足度の向上にもつながります。

ミスを防止できる

ミスは利益損失につながるだけでなく、顧客満足度の低下やクレームの発生を招く恐れがあります。発送業務において、ミスの発生予防は大きな課題です。

入荷した商品を倉庫内で適切に管理することで、どこに何が保管されているかすぐに確認できるようになります。その結果、注文情報と異なる商品を取り違えるリスクが軽減し、従業員の作業品質向上につながります。

在庫管理のやり方

在庫管理の重要性を理解しているものの、具体的な手順がわからない方もいるでしょう。

ここからは在庫管理のやり方を、下記の3つに分けて解説します。

  • 商品の在庫状況を把握する
  • 保管場所を整理する
  • 在庫状況について記録する

管理方法について理解を深め、業務に活かしてください。

商品の在庫状況を把握する

在庫状況を確認する際は、取り扱い商品や数量、在庫回転率、商品コストなどをひとつずつ整理していきます。

また保管状況や業務フローについても把握することも重要です。どのような流れで入出荷されているかや、商品の保管方法について現状を整理しましょう。

適切な管理が行き届いているかをチェックし、現状の業務に課題点があれば洗い出していきます。

保管場所を整理する

保管場所は、使用頻度や種類、大きさなどによって分類しましょう。期限のあるものは先入れ先出しできているか、劣化した商品がないか確認します。

またピッキングや梱包作業が効率よく実施できるように、倉庫の環境を整えることが重要です。倉庫内の配置によって、作業効率やミス発生のリスクが大きく変わります。たとえば似た商品が隣同士にあると、取り違えを起こしやすくなります。

ロケーション管理を取り入れることで、在庫管理の効率化やピッキング精度の向上につなげることが可能です。倉庫内の商品や材料の保管場所をロケーション番号で管理する手法で、商品の所在がわかりやすくなります。

自社倉庫の状況に合わせて、適切な環境を整備してください。

在庫状況について記録する

在庫状況を把握し、データを活用していくためにも、記録を取ることが重要です。記録の取り方は紙やエクセル、在庫管理システムを使う方法があります。

紙ベースよりも、データの共有や分析が行いやすいエクセルがおすすめです。officeが搭載されたパソコンがあれば、新たな導入費がかかりません。在庫管理に適したテンプレートもあるため、すぐに取り入れられます。

しかしエクセルを使った方法も、入力ミスが起こりやすい、リアルタイムな反映が難しいといったデメリットがあります。管理する商品の種類や在庫量が多い場合は、効率化するためのシステムの導入を検討してみましょう。

在庫管理を効率化するシステム

在庫管理を効率化するためのシステムには、次の3つがあります。

  • 発送代行サービス
  • 受注管理システム
  • 在庫管理システム

自社の状況やニーズに合わせて、自社に適したシステムの導入を検討してください。

発送代行サービス

発送代行サービスとは、商品が顧客のもとに届けられるまでの物流業務を外部にアウトソーシングできるサービスです。入荷や検品、ピッキング、梱包のほか、商品の在庫管理までサービス内容に包括されています。

発送代行サービスを利用する際は、物流倉庫に商品を預けることになります。物流業務をすべて任せられるため、EC事業者の負担を大幅に軽減することが可能です。

物流のプロに依頼することで配送の品質向上が図れることや、人材費や倉庫管理費などのコスト削減につながるメリットがあります。

受注管理システム

受注管理システムとは、ECモールやカートシステムなどと連携して、顧客からの注文状況を一元的に管理できるシステムです。注文受付や確認メールの送信、出荷指示などの受注に関する業務を効率化できます。

受注管理システムの多くには、注文状況と照らし合わせて在庫量を確認する機能も搭載されており、在庫管理を効率化することが可能です。簡単な在庫管理であれば、受注管理システムでこと足りる場合もあります。

より高度な管理を実施したい場合は、次に紹介する在庫管理システムの導入を検討しましょう。

在庫管理システム

在庫管理システムとは、商品を保管している数量を管理するためのシステムです。賞味期限やロット番号の管理、バーコードスキャナーを使ったピッキング機能などの倉庫内業務を効率化するための機能が備わっています。

他のシステムと連携させることで、注文状況に応じて自動的に在庫数を反映することが可能です。受注管理システムとも連携でき、注文処理と在庫管理がシームレスに行えます。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムを導入することで、次のようなメリットがあります。

  • 売上状況の把握と改善につなげやすい
  • 人的ミスの発生を予防できる
  • 利益の増大やコスト削減につながる

それぞれのメリットについて確認していきましょう。

売上状況の把握と改善につなげやすい

手作業で管理している場合、販売分析に必要なデータを集めるのに時間が必要です。在庫管理システムであればデータが参照しやすく、販売履歴や在庫状況がひと目で把握できます。

どんな商品がどれだけ売れているかが数値として確認しやすく、改善に役立ちます。分析ツールが備わっている在庫管理システムを選べば、効率的に販売戦略を立てられるようになります。

人的ミスの発生を予防できる

従来の手書きやエクセルでの管理方法では、書き損じや入力ミスなどが起こりやすいデメリットがあります。在庫管理システムは注文状況と連携ができるため、誤入力のリスクを回避することが可能です。

またECの物流業務を人の手だけで行うと、発送量が多いほどミスが起こりやすくなります。バーコードスキャナーやハンディーターミナルなどの機器を活用すれば、出庫時のミス防止にもつながるでしょう。

利益の増大やコスト削減につながる

在庫管理システムの導入によって、適切なタイミングで発注がかけられるようになります。過剰在庫や欠品を防げるため、利益の最大化につなげられます。

また入力する手間や負担が軽減されるため、根幹業務に人を割くことが可能です。得られたデータをもとに分析や改善に役立てることで、さらなる利益を追求できます。

在庫管理システムの選び方

在庫管理システムは、次のポイントを踏まえて選びましょう。

  • 既存のシステムと連携できる
  • 導入コストが予算を圧迫しない
  • セキュリティやサポート体制が万全

それぞれのポイントを解説します。

既存のシステムと連携できる

在庫管理システムを選ぶ際は、販売管理や会計などに使用している他のシステムとの連携が可能かどうか確認しましょう。連携することで、異なるデータを取り込めるようになり、高度な在庫管理を実現できます。

なお連携方法には、システム間でデータの送受信を行うAPIや、手作業でアップロードを行うCSVなどがあります。リアルタイムな反映を重視したい場合は、API連携できるシステムがおすすめです。

導入コストが予算を圧迫しない

在庫管理システムを選ぶうえで、自社の規模や予算に合ったシステムの導入を検討することが大切です。コストをかければ多機能なシステムを選べますが、予算に見合わないものを選ぶと経営を圧迫しかねません。

なお導入時には、初期費用とランニングコストが発生します。機能や規模、取引業者によって大きく異なるため、複数のシステムを比較検討しましょう。

コストを抑えるためには必要な機能を絞り込むことも必要です。現状の課題点をもとに、必要最低限の機能が備わったシステムから導入を検討してみてください。

セキュリティやサポート体制が万全

在庫管理システムには、顧客情報や販売データなどの重要な情報が保管されています。セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩のリスクが高くなり、企業にとって大きな損害につながるかもしれません。

また、システム導入後もトラブルが発生する可能性があります。トラブルが起きた際は、迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っていることも重要です。

セキュリティ対策やサポート体制については、在庫管理システムのサービスページを参照することで確認できます。

公式ホームページだけでは詳細がわからない場合は、資料請求やデモを依頼することで、より具体的な情報を収集することが可能です。すでに導入している企業の事例や口コミを参考にするのも有効な方法でしょう。

まとめ:在庫管理を効率化しよう

ECサイトの事業規模が大きくなり、取引件数が増えるほど在庫管理業務に追われやすくなります。ミスを防止しつつ、サービスの品質を向上させるためにも、適切に在庫を管理しなければなりません。

在庫状況の把握が難しくなっているときや社内にリソースがない場合は、発送代行や在庫管理システムなどの導入を検討する時期です。

システムを導入して在庫管理を効率化できれば、根幹業務に時間が割けるようになり、さらなる利益を追求できるようになるでしょう。本記事を参考に、在庫管理の効率化につなげてください。