在庫管理はなぜ必要?重要性や手間を減らすポイントを解説

在庫管理は倉庫内の確認や入力業務などやることが多いと感じてはいませんか?業務自体の必要性に疑問を持つ方もいるかもしれません。

管理方法によっては、在庫過剰によるコスト増加や、不足による顧客満足度の低下、人件費の増加などのさまざまな問題を引き起こす恐れもあります。しかし、在庫管理はやり方次第で事業の成果が変わる重要な業務です。

今回は、在庫管理の重要性とメリットについて詳しく解説します。

在庫管理の手間を減らすポイントについても解説するため、業務による労力や負担を減らしたい方はぜひ参考にしてください。

在庫管理はなぜ必要?後回しにされる理由

在庫管理を行う目的は、商品の不足や欠品を防ぐためです。正確な数を把握し、適正在庫を保つために重要な役割を持ちます。

しかし、次の3つの理由からマイナスなイメージをもたれやすい傾向にあります。

  • 単調な作業で退屈を感じやすい
  • リアルタイムな在庫状況を把握するのが難しい
  • 他の業務と比べて優先順位が低い

ここから、在庫管理が後回しにされやすい理由について見ていきましょう。

単調な作業で退屈を感じやすい

在庫管理は、保管されている品物の数を数えたり、記録をつけたりといった単調な作業になりやすいです。目に見える形で成果が感じられないため、業務に対するモチベーションが下がりやすくなります。

また、ミスが起こらないように注意する必要があり、高い集中力や責任感が求められる業務でもあります。プレッシャーがかかることでストレスを感じるため、後回しにされやすいです。

リアルタイムな在庫状況を把握するのが難しい

毎日の注文状況に応じて在庫数は変動するため、リアルタイムで状況を把握するのが難しいのが在庫管理の課題です。特に、従来の紙ベースやExcelを使った管理方法ではタイムラグが発生してしまうため、最新の情報に保つことが困難になります。

倉庫全体の在庫状況を把握するためには、こまめにチェックして管理表を更新しなければなりません。そうした点も、業務が煩雑化しやすい要因の一つです。人員不足が原因で、在庫管理に人や時間を割く余裕がない場合もあるでしょう。

しかし正確な在庫数を把握しないと、注文が入ったときに顧客に必要な商品を供給できず、キャンセルや発送業務に遅延が生じる恐れがあります。

リアルタイムな在庫数を把握するためには、ECシステムと連携できるITツールの導入を検討する必要があります。

他の業務と比べて優先順位が低い

注文処理や発送業務、顧客対応などのスピード感が求められる仕事に比べて、在庫管理は後回しにされやすい業務です。運営に十分な人員が揃っていないと、在庫管理にまで手が回りません。

しかしスケジュールが後ろ倒しになると適正在庫が保たれず、欠品が起こりやすくなります。販売機会の損失を起こさないためにも、定期的に在庫数を点検し、過不足がないように注意しなければなりません。

在庫管理の重要性とメリット

正確な在庫管理を行うことは、利益の拡大や顧客満足度の向上をもたらし、事業の持続可能性を支えるための基盤となります。

在庫管理を行うことで、次のようなメリットが得られます。

  • 需要が予測できる
  • 迅速に商品を発送できる
  • ミスや欠品を防げる

これらのメリットについて理解を深めましょう。

需要が予測できる

需要予測において、在庫管理は重要な役割を果たします。在庫管理によって蓄積された過去のデータや市場分析から、季節変動やトレンドの動きを予測できます。

需要予測の手法には、移動平均法や指数平滑法などがあります。適切に在庫管理をすることで販売分析や予測がしやすくなります。

適切な発注量を知ることで商品の過不足を防止できるため、利益の最大化につながるでしょう。

迅速に商品を発送できる

注文が入った際、商品が不足していた場合は発注をかけることになるため、時間のロスが発生します。欠品になると顧客を待たせることになり、発送の遅延が生じてしまうでしょう。

適切に在庫管理をが実施するとされている場合は、必要な量の商品数が維持されているため、注文を受けてからすぐに発送することが可能です。

また、倉庫内の商品が適切に管理されることで、商品を探す時間が短縮されます。スピーディな発送が実現できるため、顧客からの評価向上にも期待できます。

ミスや欠品を防げる

正確な在庫管理は欠品による販売機会の損失を避け、在庫数とのズレを防止するのに有効です。在庫数が正確であれば、数の調整を行う必要がなくなり、 業務量の削減にもつながります。

Web上の在庫数と実際の在庫数が常に合致していることで、欠品時に注文が入ってしまう売り越しも防げます。欠品が発生しなければ、問い合わせやクレームを予防でき、顧客対応の心配も減らせるでしょう。

また在庫管理によって保管場所が明確化されると、必要な商品を見つけやすくなり、ピッキング作業にかかる時間の短縮にもつながります。作業環境が整うことでミスが減り、発送業務が効率化されます。

在庫管理の手間を減らすポイント

在庫管理が面倒に感じている方や、手間や負担がかかることでお悩みの方は、次のポイントを押さえて取り組みましょう。

  • 発注点と安全在庫を設定する
  • 定期的に棚卸を行う
  • ロケーション管理を行う
  • 物流アウトソーシングを利用する
  • 在庫管理システムを導入する

それぞれのポイントを解説します。

発注点と安全在庫を設定する

欠品や過剰在庫を防ぐことで、業務の無駄を省くことが可能になります。適正在庫を保つためにも、発注点と安全在庫を設定しましょう。

発注点と安全在庫とは、それぞれ以下の意味を持ちます。

  • 発注点:在庫が下回ったら発注をかけるタイミング
  • 安全在庫:確保しておくべき在庫数

発注点は、過去の販売実績や在庫推移などのデータを分析しながら決定しましょう。適切なタイミングで発注をかけることで、利益の最大化につなげられます。

また安全在庫は、リードタイムの変動や需要予測の誤差など、不確実性のある要素に対応するうえで重要です。需要変動が大きい場合は、安全在庫も大きめに設定します。

これらを設定しておくことで、ルールに基づいて発注する体制が整いできるようになり、効率的に利益の向上を図ることが可能です。

定期的に棚卸を行う

在庫量を把握するために、毎月の棚卸スケジュールを決めておきましょう。優先度が低いからといって、後回しにしないことが大切です。

毎月棚卸を実施することで前月と比較でき、発注量が調整しやすいメリットがあります。また在庫管理のケアレスミスにも気づきやすくなるため、棚卸ロスの防止にもつながるでしょう。

ロケーション管理を行う

ロケーション管理とは、倉庫内の商品が格納されている場所を管理する方法のことです。具体的には、棚の段や列などに番号やコードを割り振って商品と紐づけます。

ロケーション管理のメリットは、商品をすぐに探し出せることです。ロケーションされた場所と商品を照合できるため、記録を取る際に在庫数を把握しやすくなります。

管理表にロケーション番号を入力しておくことで、在庫管理を効率化することが可能です。

物流アウトソーシングを利用する

事業の規模が大きくなってきたときや、在庫管理まで手が回らなくなったときは、物流アウトソーシングを利用するのも選択肢の一つです。

物流アウトソーシングとは、商品の入出荷や検品、配送などを行ってくれる外部委託サービスのことです。物流倉庫に保管した商品の管理や、顧客の住所に届けるまでの一連の業務を担ってくれます。

物流アウトソーシングを利用すると在庫数や入出庫件数を定期的に共有してくれるため、自社で管理する必要がなくなります。

ランニングコストはかかりますが、自社でまかなう人件費や管理費などが抑えられるため、費用の最適化につながります。在庫管理や物流業務を効率化したい場合に適している方法です。

在庫管理システムを導入する

取り扱う商品数が増え、正確な在庫数を把握するのが困難な場合は、在庫管理システムを導入するのがおすすめです。

在庫管理システムとは、商品の在庫状況を一元的に管理するためのソフトウェアのことです。リアルタイムな在庫状況が把握できるため、業務効率化につながります。

パッケージ型の場合は買い切りできるものが多くソフトウェアの導入費のみでスタートできます。クラウド型の場合は毎月の固定費がかかります。それぞれの特徴は下記の通りです。

パッケージ型クラウド型
ネットワークが不要導入費用がかかる
定期的なバージョンアップやセキュリティ対策が必要
セキュリティリスクが低い
利用にはインターネット環境が必須
保守管理業務が不要
初期費用が抑えられやすいがランニングコストが必要
機能が豊富

クラウド型のものはECモールやカートシステムなどと連携できるものが多く、入力業務の負担を大幅に減らせます。買い切りできるパッケージ型であれば、月々のランニングコストを抑えることが可能です。

物流アウトソーシングよりも安価にスタートできるため、コストを抑えながら自社倉庫での在庫管理を効率化したい場合におすすめです。

在庫管理システムのメリット

在庫管理システムを導入するメリットは、次の通りです。

  • ヒューマンエラーを防止できる
  • 顧客満足度がの向上につながる
  • 売上状況の把握と改善につなげやすい

それぞれのメリットを解説します。

ヒューマンエラーを防止できる

ピッキングや伝票チェックなどの際にミスが起こると、誤出荷が発生する原因になります。人の目によるチェックでは、ヒューマンエラーを防ぎきれません。

在庫管理システムにはミスを防ぐためのダブルチェック機能や、バーコードスキャナーによる管理方法などが備わっています。

昨今では、スマートフォンをバーコードスキャナーとして活用できるサービスもリリースされており、低予算からでも導入を検討できます。

顧客満足度の向上につながる

在庫管理システムの導入はミスの防止につながり、商品が届けられるまでのサービス品質の向上をもたらします。

また在庫管理システムの機能は、単に在庫数の把握だけではありません。客観的なデータを確認できるため、顧客のニーズ調査にも役立ちます。

ECモールやカートシステムなどの機能と連携できるソフトウェアを導入すれば、レビューや商品情報などもチェックしやすくなるでしょう。

売上状況の把握と改善につなげやすい

システムを導入し、過去の販売データや在庫の動きを参照することで、売上状況を詳細に把握できます。

従来の紙ベースで記載する方法では、利益につながりやすいもの、回転率の低いものといった抽出作業に時間がかかります。

在庫管理システムは、商品の動きを一元管理できるため、分析結果をすぐに算出することが可能です。売り上げにつながりやすい商品の特徴や、現状の課題点を明らかにできます。

分析結果をもとに適切な在庫量を保つことができればコスト削減につながり、利益の向上をもたらすでしょう。

在庫管理システムの導入を検討するタイミング

在庫管理システムをいつ導入すべきかわからない方もいるでしょう。これらに当てはまる場合は、在庫管理システムの導入を検討するのがおすすめです。

  • 紙ベースやExcelを使った管理方法に課題を感じている
  • 業務効率化やコスト削減を図りたい
  • 事業や販売チャネルの拡大を考えている
  • 欠品や過剰在庫が頻発している
  • 棚卸ミスがよく発生する

上記の課題点は、在庫管理システムの導入によって解決できる可能性があります。また在庫管理システムの種類によって機能や特徴が異なるため、自社の状況やニーズに合ったものを探してみてください。

まとめ:在庫管理の必要性を理解して事業の改善につなげよう

在庫管理は単調で面倒な作業と思われやすいですが、事業の成果を大きく左右する重要な業務です。正確な在庫管理を実施することで需要予測の精度が向上し、顧客満足度の向上をもたらします。

在庫管理の業務負担が大きい場合は、物流アウトソーシングや在庫管理システムを導入すると、労力が大幅に軽減されます。在庫管理業務まで手が回らない場合や、事業規模が拡大してきたタイミングで導入を検討してみましょう。

本記事を参考に在庫管理を最適化し、ビジネスの成功につなげてください。