在庫管理と販売管理の違いとは?役割や効率化のポイントを解説

在庫管理と販売管理は、それぞれ密接に関連する業務です。しかし線引きがあいまいであるため、明確な違いがわからない方もいるでしょう。

そこで今回は、在庫管理と販売管理の違いについて解説します。それぞれが持つ業務の役割や効率化のポイントを知り、事業の改善に役立ててください。

在庫管理と販売管理の違い

販売管理とは、受注から在庫管理、出荷、納品、請求、代金回収といった販売に関わるプロセスを管理することです。

企業全体として多くの部署が関わってくる業務で、大枠で捉えると在庫管理も含まれます。

なお在庫管理は、商品が保管された数を把握し、物流品質を高めるために行われる業務のことです。実際に倉庫内にある商品の数量を記録し、適正量を維持します。

つまり在庫管理も、販売管理のプロセスに含まれています。利益を拡大するためにはどちらも欠かせない業務です。

在庫管理の業務内容や役割

在庫管理は、商品の数量や保管場所を適切に管理することを目的としています。具体的な業務内容は、下記の通りです。

在庫管理の業務内容
入出庫管理商品の入出庫を記録し、正確な在庫数を把握する
棚卸し実際の在庫数を確認し、記録との照合を行う
保管場所の整理商品の保管場所を効率的に配置する
在庫回転率の分析と改善商品が入れ替わるサイクルを把握し、適切な在庫レベルを維持する

正確な在庫情報を記録し、最適な数量を維持することで、販売機会の最大化につながります。

販売管理の業務内容や役割

販売管理は、商品の販売活動を管理し、売上の最大化を目指します。具体的な業務内容には、下記があげられます。

販売管理の業務内容
受注管理顧客からの注文を受け付けて処理する
売上管理販売実績を記録して売上データを蓄積する
顧客管理顧客情報を記録し、適切に管理する
販売戦略の立案販売促進やマーケティング活動などの計画を実施する

販売管理は、受発注履歴や販売実績を記録することがメインの業務です。

そして顧客が販売に至った経緯や、反対に成果につながらなかった理由を分析し、改善を繰り返します。

今後の販売戦略に役立てるためにも、データを正確に記録し、蓄積していくことが大切です。

在庫管理や販売管理はエクセルで行える

在庫管理と販売管理は、どちらもエクセルで記録できます。エクセルで管理することもメリットは、新たなコストをかけずに管理できることです。

システムを導入する手間がかからず、テンプレートを使用すれば、誰でも管理できるようになります。

手軽に始められることから、商品数が少ない小規模な事業や、シンプルな在庫管理のみで完結する場合は、エクセルでの記録で十分事足りるでしょう。

デメリットはデータ量が多いとファイルが重くなり、操作性が悪くなることがある点です。人の手で管理するため、入力ミスにも注意しなければなりません。

また将来的に事業規模が拡大したりシステム要件が変更になったりした場合、柔軟に対応することが難しくなります。

扱うデータ数が多い場合、管理業務を効率化できるシステムの導入も検討するとよいでしょう。

在庫管理を効率化するためのポイント

在庫管理を効率化するためのポイントは、下記の通りです。

  • 適正在庫の維持を目指す
  • ロケーション管理を実施する
  • 在庫管理システムを活用する

それぞれのポイントを理解し、業務の改善に役立ててください。

適正在庫の維持を目指す

在庫管理において、適正在庫を維持することは重要な意味を持ちます。適正在庫を保つことで過剰在庫や欠品を防ぎ、保管コストの削減や欠品による機械損失を防止できるためです。

適正在庫を保つためには、自社にとって最適な在庫数を算出することが大切です。適正在庫の計算方法はいくつかありますが、基本的には次の式で算出できます。

【適正在庫の計算式】適正在庫=1日あたりの平均販売量×リードタイム+安全在庫

また、在庫回転率を定期的に分析することで、適正在庫を調整できます。販売量の推移を分析しながら、改善を繰り返すことが大切です。

ロケーション管理を実施する

ロケーション管理とは、倉庫内の商品を区画ごとに管理する方法で、商品の所在がわかりやすくなります。

具体的には棚や列に記号や番号を割り振って管理します。保管場所が明確になることで、次のようなメリットが得られます。

  • ピッキング作業が効率化される
  • 欠品リスクの低減につながる
  • スペースを有効活用できる

取り扱う商品数や出荷量が多い場合は、在庫管理業務が煩雑化しやすいため、ロケーション管理を取り入れるのが有効です。その際は記録内容と紐付けておくことで、確認作業やピッキングがスムーズになります。

在庫管理システムを活用する

在庫管理システムとは、商品の在庫状況を把握するためのツールです。倉庫に保管されている商品の数量や、棚卸しの際に必要となるデータを記録できます。

データ入力を自動化したり、リアルタイムな在庫状況の把握ができたりと、業務効率化に役立つ機能が備わっています。これにより在庫不足や過剰在庫を回避し、利益の最大化やコスト削減が可能です。

また、ハンディーターミナルと併用することで入出庫の精度が高められます。正確な在庫管理を実現するうえでも、有効な選択肢の一つです。

在庫管理システムを選ぶポイント

在庫管理システムを選ぶ際は、以下の点を踏まえて検討してください。

  • 必要な機能が備わっているか
  • 予算に合った価格かどうか
  • 使いやすい操作性か
  • アフターサポートが充実しているか

これらの要素を踏まえ、自社の課題や状況に合わせて適切なものを選定することが大切です。

例えば「費用をかけてでも分析機能に特化したシステムを選びたい」「低予算からでも導入できる使いやすいものがいい」などのニーズが考えられます。

現状の在庫管理の実態を明らかにすることで、課題点や改善項目が見つかりやすくなるでしょう。

販売管理を効率化するためのポイント

販売管理を効率化するためのポイントは、下記の通りです。

  • 業務プロセスを最適化する
  • 収集したデータをもとに分析と改善を繰り返す
  • 販売管理システムを活用する

それぞれのポイントを参考に、販売管理の改善へと役立ててください。

業務プロセスを最適化する

販売利益の拡大を目指すためには、業務プロセスを最適化することが大切です。販売における業務の流れを明確にすることで、無駄な部分や顧客満足度が低下する要因を見つけ出せます。

具体的には、商品の販売、在庫確認、検品、発送などの各プロセスに問題がないかを確認していきます。

特に時間のかかる入力作業は、簡略化できないか検討するとよいでしょう。フローチャートやマニュアルを作成し、業務の流れをわかりやすく可視化することで、従業員の作業効率を高めることが可能です。

収集したデータをもとに分析と改善を繰り返す

事業の拡大や利益の向上を図りたい場合は、顧客属性や購買履歴を分析し、改善を繰り返すことが大切です。顧客属性は年齢や性別、購入頻度などに合わせてセグメント化することで、それぞれにあったマーケティング施策を練りやすくなります。

また、顧客が購入に至った経緯や、反対に成果に結びつかなかった原因などについて仮説を立てることで、利益率の向上につなげられます。

施策ごとに集めたデータを集め、改善の実施を繰り返すことにより、安定的な収益の確保につながるでしょう。

販売管理システムを活用する

販売管理システムを導入することで、業務の効率化と精度向上を図れます。

販売管理システムとは、受注や納品、請求、在庫管理などの業務を自動化するためのシステムです。簡単な在庫管理であれば、販売管理ソフトだけで完結できる場合もあります。

売上データや在庫状況を効率的に把握できるため、効果的な販売戦略の策定につなげられます。

さらに他のシステムと連携することでデータ入力が自動化でき、業務効率化に役立てることが可能です。販売業務の品質が高まることで顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

販売管理システムを選ぶポイント

販売管理システムは、販売業務を効率化し、顧客満足度向上、データ分析による販売戦略の立案など、さまざまなメリットをもたらします。しかし、システム選びを誤ると、コストをかけた以上の成果が得られません。

販売管理システムを選ぶ際は、次のポイントを踏まえて選びましょう。

  • 現状の作業プロセスに組み込めるか
  • 販売利益の向上につながるか
  • セキュリティ対策は万全か
  • サポート体制が整っているか

それぞれ機能や価格、操作性などが異なるため、比較検討しながら選定することが重要です。

システムを導入する流れ

現状の業務に課題を感じている場合は、在庫管理や販売管理を効率化するシステムを導入するとよいでしょう。

システムを導入する流れは下記の通りです。

  1. 自社分析と課題点を洗い出す
  2. 必要な機能をピックアップする
  3. 資料請求や問い合わせをする
  4. トライアルやデモを試す
  5. システムの運用をスタートする

それぞれについて解説します。

自社分析と課題点を洗い出す

ニーズに合致したシステムを選ぶためにも、自社分析を行い現状の課題点を洗い出しておきましょう。よくある課題点の例としては、次が挙げられます。

業務効率性の課題作業時間が長い、ミスが多い、作業内容が複雑など
顧客満足度の課題納期遅延、欠品、誤納品などが多い
業務ミスの課題在庫データや売上データが不正確
既存のシステムの課題機能面が不十分、操作性が悪いなど
部署間の連携不足の課題情報共有の仕組みが整っていない

これらの課題解決につながるシステムを選定できるように、自社に当てはまるものを抽出してください。

必要な機能をピックアップする

課題点や原因をもとに、必要な機能を選定します。例えば在庫が合わなくなる課題がある場合は、ロット管理が可能なものや、データの自動連係機能が備わったものなどが候補に挙がるでしょう。また、既存のシステムと連携ができるかどうかもポイントです。

導入後は運用コストがかかり、年単位の契約となることがあるため、慎重に選定することが大切です。現在必要な機能だけでなく、将来的な拡張性も踏まえて情報を収集しましょう。

資料請求や問い合わせをする

候補となるシステムを探し出せたら、実際に資料請求や問い合わせをします。ベンダーとコンタクトを取ることで、システムについてより詳細な情報が得られます。

問い合わせを行う際は、具体的な要望を伝えるようにしてください。導入目的や課題点、必要な機能を伝えることで、自社に合った提案が受けられます。

資料や説明で理解できない点があれば、積極的に質問しましょう。疑問点をあいまいなままにしておくと、導入してから後悔する恐れがあります。

トライアルやデモを試す

ベンダーによってはトライアルやデモを設けており、利用することで実際の操作性や使いやすさを試せる機会となります。

資料や説明だけではわからない導入後のイメージが湧き、システムが自社の業務に合致しているかを判断できるでしょう。

判断材料も充実するため、比較検討しやすくなります。選択肢を増やすためにも、デモやトライアルを活用してください。

システムの運用をスタートする

導入するシステムが決定したら、データ移行や設定作業を行い、運用をスタートします。

運用直後は、上手く使いこなせないこともあります。不明点やトラブルがあった際は、遠慮なくサポートに問い合わせましょう。

またシステム導入後も、定期的なメンテナンスやアップデートを実施してください。メンテナンスを怠ると、正常な動作ができなくなる恐れがあります。

さらに、運用方針やマニュアルを定めて、運用しやすい体制を築くことも大切です。システムを自社の業務に組み込み、改善を繰り返しながら管理業務を最適化しましょう。

まとめ:在庫管理と販売管理を最適化して利益を向上させよう

在庫管理と販売管理は、どちらも密接に関連する業務です。それぞれが連携しあえる体制を構築することで業務効率が向上し、利益の最大化につながります。

システムを導入する際は、情報収集を怠らず、複数の選択肢を比較しながら選定しましょう。本記事を参考に業務を効率化し、在庫管理や販売管理の改善を図ってください。