物流プロセスにおいて、在庫管理は重要な業務です。しかし、適切な在庫管理ができておらず、課題を抱える企業も多いかもしれません。
そこで今回は、在庫管理の重要性について掘り下げ、業務を効率化するポイントを解説します。在庫管理のポイントを把握し、物流業務の効率化に役立ててください。
在庫管理の重要性とメリット
在庫管理は、単に商品が保管されている数を把握するだけではありません。事業の利益に関わる重要な業務です。
在庫に過不足があると、利益を獲得する機会を逃したり、資金繰りの悪化を招いたりする可能性があります。
在庫管理の具体的なメリットは次の通りです。
- 過剰在庫を防止する
- 販売機会の損失を防ぐ
- 物流品質を高める
これらのメリットについて理解を深め、在庫管理の重要性を認識しましょう。
過剰在庫を防止する
適切な在庫管理を実施することで、過剰在庫を防止できます。過剰在庫が発生すると、資金が固定化され、キャッシュフローが悪化する原因となるのです。
また、商品が売れ残るリスクも高くなります。たとえば季節商品やトレンドものは、需要が高い時期が限られており、シーズンを過ぎると不動在庫となります。
長期間在庫を保持すると、最終的に処分せざるを得ません。
しかし在庫管理を適切に実施していれば、商品の適正量を維持できるため、過剰在庫の防止につながります。
販売機会の損失を防ぐ
在庫管理が不十分だと欠品が発生し、販売機会を逃すことになります。
欠品が頻発すると、単に利益を得る機会を逃すだけではなく、顧客満足度の低下やブランドイメージの悪化を引き起こしかねません。
適切な在庫管理は欠品の防止につながり、顧客を待たせることなく商品を出荷できます。利益の最大化を図るためには、適正在庫をコントロールすることが大切です。
物流品質を高める
倉庫内の商品に適切な管理が行き届いていると、商品や資材の保管状態を把握しやすくなります。長期的に保存されている商品は品質が低下し、顧客に販売することができません。期限が近いものは先に出荷し、在庫が長期間留まることのないよう、回転数を考える必要があります。
在庫管理によって商品回転率が高まると、商品の劣化を防げます。また、ミスの発生を予防できるため、顧客満足度を高める効果にも期待できるでしょう。
適切な在庫管理によって物流品質が向上することで、企業全体の業務効率が高まります。
在庫管理が難しい理由や課題点
在庫管理は重要性の高い業務ですが、次のような課題点も存在します。
- 在庫数が合わなくなることがある
- 業務が属人化しやすい
- ミスが大きなトラブルにつながる
これらの理由から、在庫管理は難しく面倒な業務と思われがちです。それぞれの原因についてみていきましょう。
在庫数が合わなくなることがある
在庫管理で発生する問題のひとつが、在庫数がデータと一致しなくなることです。
在庫数がデータと不一致になる要因には、さまざまなものがあります。たとえば、入出庫記録の誤り、商品の紛失、ピッキングミスなどです。
在庫を適切に管理するためには、実際の在庫と記録データを一致させることが重要です。したがって入力ミスや商品の紛失を避けなければいけません。
業務が属人化しやすい
物流業界は、人の入れ替わりが激しい業界といわれています。そのため在庫管理業務は、経験のある担当者に割り当てられることが多く、人材が固定されやすい課題があるのです。
特に、個人の塩梅で在庫管理が行われている状態にはリスクがあります。どれくらいの在庫量を確保すべきかが感覚で捉えられており、数値の根拠があいまいであるためです。
在庫管理が属人化した企業では、長年にわたって業務の見直しが行われていないことも少なくありません。このような体制では、担当者が変わった際に適切な対応ができなくなります。
ミスが大きなトラブルにつながる
適切な在庫管理が実施できていないと、ミスが発生しやすくなります。伝票や帳簿の誤入力や、棚卸しのカウントミス、チェック体制の不備などさまざまな要因が挙げられます。
ピッキングの際にミスがあると、不具合のある商品を梱包したり、誤発送を引き起こしたりする可能性も。発送ミスは返品対応に多くのコストがかかるだけでなく、顧客の信頼を失います。
このようなミスを防ぐためにも、在庫管理を見える化しましょう。
在庫管理を見える化するポイント
在庫管理の見える化により、実在庫と理論在庫を一致させることが可能です。もし誤りがあった際にもすぐ気づけるため、重大なミスを防げます。
在庫管理を見える化するには、次のポイントを意識することが大切です。
- 在庫管理の重要性を周知する
- ルールを明確に定める
- 倉庫内の環境を整える
それぞれのポイントを踏まえ、適切な在庫管理を実現してください。
在庫管理の重要性を周知する
在庫管理は、単に商品の在庫数を管理するだけでなく、企業全体の経営に大きく影響を与える重要な業務です。しかし、在庫管理の重要性が十分に周知されていないケースは少なくありません。
従業員にとって在庫管理が、ただルーティンをこなすだけの業務になっていないか確認してみましょう。業務の重要性について、社内で共通認識を持つことが大切です。
在庫管理に関する研修を実施したり、社内で情報発信を行ったりすることで、従業員の意識改革を促せます。
従業員ひとりひとりが業務の重要性を認識して取り組むことで全体の意識が高まり、ヒューマンエラーの防止につながるでしょう。
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ルールを明確に定める
明確なルールを定めることで、業務の標準化を図れます。誰もが同じレベルで物流業務を行える体制を築くことで、安定した物流品質を維持できるでしょう。ルールを明確にするには、マニュアルを作成して共有する方法が一般的です。
特に具体的な発注基準や、商品の管理方法を定めることが重要です。適正量を保つために最適な発注基準を設けるには、商品の需要予測、リードタイム、安全在庫、コストなどを考慮する必要があります。
また、先入れ先だしの徹底や、商品の取り扱い方などを具体的に定めておくとよいでしょう。マニュアルが複雑で理解しにくいと、業務のパフォーマンス向上は図れません。複雑な工程は、できる限り簡略化することが大切です。
ワークフローを可視化し、業務の全体像から伝えることで、従業員の役割が明確化されます。ルールを統一化するだけでなく、現場で実際に活用できる内容にすることが重要です。
倉庫内の環境を整える
商品の紛失や破損を防ぎ、作業効率を高めるためにも倉庫内の環境を整えることが大切です。商品の特性や動線を考慮したレイアウトにするなど、在庫整理やピッキングがしやすい環境を整えましょう。
たとえば賞味期限のある商品はひとつの棚にまとめる、重いものは作業台の近くに配置するなど、自社の業務フローに合わせて最適化するのがおすすめです。
在庫状況が分かりやすくなるように、ロケーション管理を取り入れる方法もあります。棚や列に番号や記号を割り振って管理する方法で、必要な商品をすぐに探し出せるようになります。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムとは、在庫管理業務を効率化し、さまざまなメリットをもたらすツールです。入出庫履歴の記録や棚卸し支援などの機能があり、在庫管理に関する情報をデータで管理できるようになります。
特に取り扱い商品が多い場合や、チャネル拡大を考えている際にはシステムを導入するのがおすすめです。事業規模が大きくなると、在庫管理業務に忙殺されてしまいます。
ロケーション管理を実施する際も、在庫管理システムと紐づけることで、ピッキング精度を高められます。在庫管理に課題があるときは、システムの導入を検討してみてください。
在庫管理システムのメリット
在庫管理を導入するメリットには、下記の5つが挙げられます。
- 業務効率化を図れる
- ヒューマンエラーを防止できる
- コスト削減につながる
- 在庫状況がリアルタイムで把握できる
- 顧客満足度の向上につながる
これらのメリットを把握しましょう。
業務効率化を図れる
在庫管理システムを導入することで、データを一元的に管理できるようになります。今まで紙やエクセルで行っていた入力業務が自動化されるため、在庫管理の手間や負担がかかりません。
これまで在庫管理に割いていた人員を他の業務にあてられるため、より効率的に業務を回せるようになります。
また、情報共有が行いやすくなるため、部門間での連携が取りやすくなることも利点です。データを活かすことで、より多くの利益を追求できるでしょう。
ヒューマンエラーを防止できる
在庫入力を人の手で行うと、入力ミスが起こりやすく、在庫の過不足が発生してしまいます。誤入力によって在庫を抱えすぎてしまうと資金繰りが悪化する原因となり、不足すると欠品が発生する可能性が高まるでしょう。
在庫管理システムを導入することで入力作業が自動化されるため、ヒューマンエラーの防止につながります。さらに、バーコードスキャナーによるピッキングを採用すればデータ照合ができるため、誤出荷のリスクを大幅に軽減することが可能です。
コスト削減につながる
業務が効率化され、作業時間が大幅に短縮されることで、人件費の削減につながります。在庫管理は、賞味期限や温度管理など、商品状態に関わる複雑な工程が多いだけ、業務が煩雑化しやすくなる傾向です。
在庫管理システムは商品の特性に合わせた管理が可能であるため、業務にかかる手間や負担が大幅に軽減されます。そのため、少ない人員で効率のよい在庫管理を実現することが可能です。
また、商品の適正量が維持されることで過剰在庫を抑制し、廃棄コストを減らせるメリットもあります。キャッシュフローが改善されるため、資金繰りに悩まされる心配も不要となります。
在庫状況がリアルタイムで把握できる
在庫管理システムに入出庫情報を取り込むと、自動的にデータが反映されます。そのため全体量はもちろん、在庫の動きをリアルタイムで捉えることが可能です。
手書きやエクセルなどで行う管理方法と比べてタイムラグが発生しにくく、実在庫とデータの照合が行いやすくなります。またシステム上で商品の保管場所や状態を追跡できるため、頻繁に倉庫を見に行く必要がありません。
リアルタイムな在庫情報に基づいた迅速な意思決定により、物流の最適化を図れるでしょう。
顧客満足度の向上につながる
入出庫管理の精度が高まることでミスが減り、スムーズな物流業務を実現できます。丁寧で確実な発送を実現することにより、顧客満足度の向上につながるでしょう。
さらに在庫管理システムでは、過去の入出荷履歴、商品回転数などの在庫データから、さまざまな分析を行うことが可能です。
売れ筋や季節商品、伸びが悪い商品などの出荷数を受注状況と合わせて分析することで、製造や仕入を無駄なく計画的に行えるようになります。在庫管理から得た情報をもとに、顧客のニーズに合ったプランを策定できれば、さらに魅力的な事業に発展するでしょう。
まとめ：在庫管理を見える化して事業の成功につなげよう
在庫管理は、在庫数の不一致や属人化が起こりやすく、多くの課題を持ちながらも正確性が求められる業務です。課題を解決するためには、業務の透明性を高めて在庫状況を把握することが大切です。
倉庫内の環境を整え、在庫管理が行いやすい業務プロセスを確立する必要があるでしょう。必要に応じて在庫管理システムを活用し、業務の効率化を図るようにしてください。
