ホームページの運営において、管理会社の変更が必要となる場面が多々あります。しかし、適切な準備や手順を踏まなければ、予期せずトラブルに発展する可能性も。
そこで本記事では、ホームページの管理会社を変更する方法と、失敗しないための注意点を解説します。管理会社の変更を検討している方は、トラブルを避けるためにぜひご覧ください。
ホームページ管理会社の業務とは
ホームページ運営は、ドメイン・サーバー・SSL証明書の契約管理をはじめ、システムの更新やSEOなどが必要です。ホームページ管理業務の例を示すと次のとおりです。
- ドメイン・サーバー・SSL証明書の有効期限が切れないように更新する
- ページの追加や内容の修正など、コンテンツを更新する
- ユーザーエクスペリエンス（UX）を改善するためデザインを変更する
- CMSやプラグインをアップデートする
- トラブルに備えてバックアップをとる
ホームページを適切に管理することで、ユーザが快適に安心してアクセスできます。また、多くのユーザーを獲得し、売り上げの向上やブランディングの確立にもつながるでしょう。
ホームページの管理に求められるスキルは多様かつ専門的です。自社で対応できない場合は、管理会社に依頼することでコア業務に集中できます。
ホームページの管理会社を変更する理由
ホームページの管理を依頼している会社を変更したいと考えている企業も少なくありません。その理由は主に次のとおりです。
- 対応が遅い
- 丁寧さに欠ける
- トラブルになってしまった
- 連絡が取れなくなった
- 廃業してしまった
- 管理費用が高い
対応が遅い
多くの企業から依頼を受けている管理会社は、即時対応が難しい部分もあります。しかし、あまりにも対応が遅い場合は変更を検討したほうがよいでしょう。
たとえば、問い合わせフォームの不具合が長期間放置されると、見込み顧客からの問い合わせが途絶え、ビジネスチャンスを失います。技術的な不具合が続くと、SEOに悪影響をきたす可能性もあるでしょう。
丁寧さに欠ける
要望を理解しようとする姿勢が見られない、担当者の対応に誠意がないなど、管理会社の対応が丁寧さに欠ける場合があります。
丁寧さに欠ける管理会社より、丁寧に対応してくれる会社に変更したいと考えるのは自然なことでしょう。
トラブルになってしまった
ホームページ管理会社とトラブルになると、信頼関係は破綻し、契約の継続を諦めざるを得ません。
トラブルが1回だけならまだしも、頻発すると不満は募るばかり。ほかの信頼できる会社への変更を検討したほうがよいでしょう。
連絡が取れなくなった
ホームページ管理会社と連絡が取れなくなると、ホームページの維持が困難となり、事業の運営に重大な支障をきたします。委託先が法人ならほとんどありませんが、フリーランスや個人事業主だと完全に連絡が取れなくなる可能性もゼロとはいえません。
廃業してしまった
ホームページの管理を行うために、登録や免許は不要です。容易にホームページ管理会社として事業を始められます。参入が容易である反面、廃業してしまう管理会社も少なくありません。
廃業後、管理会社を変更せずに放置していると、ホームページが表示されない状態が続く可能性があります。迅速に新たな管理会社を探し、影響を最小限に留めなければなりません。
管理費用が高い
ホームページの管理費用は、依頼する業務の範囲や内容によって幅が出ます。軽微な更新だけなら比較的少額ですが、障害対応や月次のアクセスレポート、SEO対策の支援・代行を含めると高額です。
また、依頼する内容は同じでも、ホームページ管理会社によって費用が大きく異なるケースも少なくありません。同じ金額でより充実したサービスを提供してくれる管理会社が見つかれば、変更を検討してもよいでしょう。
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ホームページの管理会社を変更する方法
管理会社を変更する手順は次のとおりです。
- 引継ぎができるか契約内容を確認する
- ドメイン・サーバーの情報を確認する
- 新たな管理会社を選定する
- 見積もりをとって契約条件を調整する
- 変更前の管理会社に解約の連絡をする
- 変更後の管理会社と契約手続きを進める
- 移管手続きの完了を待つ
引継ぎができるか契約内容を確認する
ホームページの管理会社を変更する際は、新たな会社と契約します。契約内容には、解約には3ヶ月前までに通知が必要といった条件が付されているケースも少なくありません。
また、ホームページの著作権に関する部分も確認しておく必要があります。契約内容を見て、管理会社の変更時に問題が出そうであれば、法務部門や弁護士に相談してください。
ドメイン・サーバーの情報を確認する
新たな管理会社にドメインやサーバーの管理情報を教える場合があるので、IDやパスワードを確認しておく必要があります。
IDは登録時に届いたメールに記載されています。パスワードを忘れた場合は再設定が可能です。また、FTPアカウントやCMS管理アカウントのログイン情報も確認しておきましょう。
新たな管理会社を選定する
引継ぎに問題がなく、ドメイン・サーバーの情報を確認できたら、新たな管理会社の選定に進みましょう。
問い合わせ時の対応が早くても、契約後に対応が遅くなるケースもあります。そのため、不安な場合は実績を確認することがおすすめです。
契約後にまた後悔しないよう、慎重に管理会社の選定を進めましょう。
見積もりをとって契約条件を調整する
新たな管理会社は、複数社に絞って見積もりをとりましょう。見積もりを比較し、契約条件の詳細を詰めていきます。
条件調整の段階では、管理会社の担当者と実際に面識を持って話を進めていきます。丁寧で迅速な対応をとってもらえそうか、あらためて確認しておきましょう。
最終的に1社に絞り込めたら、契約手続きを進めます。契約書なしで話が進んでいくケースもありますが、契約書は必ず取り交わしましょう。契約書は、トラブルを防止するために必要です。
変更前の管理会社に解約の連絡をする
新たな管理会社と契約条件の調整が進んだら、現在の管理会社に解約の連絡をしましょう。通常、解約の連絡をしてから1～3ヶ月程度で解約が完了します。
新たな管理会社との契約も進め、どの会社からもサポートを受けられない空白期間が生じないよう注意が必要です。
移管手続きの完了を待つ
管理会社との解約と契約が完了したら、いよいよ移管手続きに進みます。基本的には管理会社が手続きを進めますが、協力を求められることもあるので対応しましょう。
移管手続きといっても、ドメインやサーバーを自社で契約しており変更しない場合、大掛かりな作業は特にありません。ログイン情報を提示するだけで済むでしょう。
ホームページの管理会社を変更する際の注意点
ホームページの管理会社を変更する際は、次の3点に注意してください。
- 解約できないか違約金が発生する場合がある
- 制作会社に著作権が残っている場合がある
- サーバーやドメインの名義変更が必要な場合もある
トラブルが生じやすいポイントなので、確認しておきましょう。
解約できないか違約金が発生する場合がある
ホームページ管理会社と契約書を取り交わす場合、通常、契約期間は自動更新する旨を定めています。契約期間は1年間のところ、期間満了の1ヶ月前までに解約の申し出がない場合、1年延長されるような内容です。
契約期間が満了していないのに解約できるかどうかは、中途解約条項にかかっています。仮に「1ヶ月前までに書面で通知することにより、本契約を解約することができる」とあれば、解約申請から1ヶ月後に解約が完了します。
一方、3ヶ月前や6ヶ月前に通知する必要があったら、その期間は解約ができない可能性があるので注意してください。場合によっては、1ヶ月分の料金（違約金）を支払えばすぐに解約できるとしている契約書もあります。
とはいえ、相手に契約違反があれば即時解除が認められたり、交渉次第で契約書とは違う対応をとったりすることも可能です。
トラブルになりそうな場合、法務部門や弁護士に相談しましょう。
制作会社に著作権が残っている場合がある
著作権とは、著作者以外の者が、無断で著作物を複製したり、変更したりすることを制限できる権利です。法律上の位置づけが明確ではないものの、以下のものは著作物になる可能性があります。
- ホームページのデザイン
- 制作会社が個別に作成したイラスト、写真、テキスト
ホームページに使用しているデザインやコンテンツについて制作会社に著作権が残っていると、新たな管理会社は無断で複製や変更ができません。
新たな管理会社が、著作者である制作会社から複製や変更の許可を得られれば問題はありません。しかし、許可してくれない場合が問題です。
なお、ホームページ自体は物ではなく所有権の対象ではないので、所有権について議論する必要はありません。リース契約を締結していた場合を除きます。
サーバーやドメインの名義変更が必要な場合もある
サーバーやドメインの契約名義が制作会社にある場合、自社か新たな管理会社に名義変更が必要です。
ドメインの名義変更は、お名前.com（GMOインターネットグループ株式会社）などのレジストラを通じて行います。審査があるので、手続きだけですぐに名義変更が完了するわけではありません。
手続きの詳細はレジストラのFAQページなどで確認しましょう。また、稀に登録者名義を変更できないドメイン名があるので注意してください。
レンタルサーバーの名義変更も、エックスサーバーなどのレンタルサーバー事業者における手続きが必要です。原則として名義変更を認めていない事業者もあるので、詳細はレンタルサーバー事業者に確認してください。
まとめ：ホームページ管理会社の変更は慎重に進めよう
対応が遅く丁寧に対応してもらえない、連絡が取れないといった場合、ホームページ管理会社の変更を検討します。変更する際は、問題なく契約の解除や引継ぎができるか、契約内容の確認が必要です。
問題なければ新たな管理会社と契約条件を調整して契約し、前の管理会社と解約します。移管手続きはほとんど管理会社がやってくれるので、協力を求められた場合に対応する形です。
ホームページ管理会社の変更で問題が生じやすいのは、著作権やサーバー・ドメインの名義変更の問題です。管理会社を変更するときは、本記事で紹介した内容を踏まえつつ、慎重に進めることをおすすめします。
