在庫管理のメリットとは?システム導入による改善事例も紹介

在庫管理は、企業の生産性や収益性に影響する重要なものです。適切な在庫管理を推進することで、欠品を防止しつつコストの削減も可能になります。

しかし、在庫管理の重要性は認識していながら、思うように進められないと悩む企業も少なくありません。

この記事では、在庫管理業務の課題を踏まえつつ、在庫管理を推進するメリットやシステム導入による改善事例を紹介します。

在庫管理にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

在庫管理の基礎を押さえよう

メリットを知る前に、仕事内容や目的、重要性など在庫管理の基礎を押さえておきましょう。

在庫管理の仕事内容

在庫管理の仕事内容は、在庫の位置や数量、状態を把握し、これらを最適な状態に維持することです。具体的には以下のように在庫管理を行います。

仕事内容概要
入庫管理在庫を加算する
出庫管理在庫を減算する
ロケーション管理在庫の保管場所を把握する
状態管理品質や消費期限、使用期限を確認して劣化や期限切れを防止する
発注管理適切なタイミングで適量を発注する
返品管理返品された商品の数や状態を確認する
棚卸し記録と現物の一致を確認する

なお、在庫は将来的に現金化される可能性があるものを指すので、原材料や部品も含まれます。

在庫管理の目的

在庫管理の目的は、適正在庫を維持し、効率的に運用することです。

たとえば、在庫が不足してしまうと顧客の需要に応じることはできません。注文はあるのに出荷できないため販売機会を失います。製造業であれば後工程に影響が生じるため、生産効率の低下につながるでしょう。

反対に、在庫が過剰であっても保管コストが高くなるため、効率的な運用とはいえません。

在庫管理の重要性

在庫管理がおろそかになると、次のような問題が生じます。

  • 保管費用が高くなる
  • キャッシュフローが悪化する
  • 納期遅延が生じる
  • 商品の品質が悪化する
  • 生産性が低下する

このような問題が発生すると、企業の信頼が失われ、収益性が悪化します。一方、適切に在庫管理を行うことで、信頼の獲得や収益性の向上が可能です。

在庫管理は、企業の経営上欠くことができない重要なものといえるでしょう。

在庫管理を推進するメリット

在庫管理を推進するメリットは、以下の5点です。

  • 余剰在庫や欠品を防げる
  • 倉庫スペースを確保できる
  • キャッシュフローが改善する
  • 無駄やコストを削減して生産性を向上できる
  • 品質劣化を防げる

余剰在庫や欠品を防げる

仕入れ過ぎによる余剰在庫は、資金を設備投資や運転資金に充てる余裕を削ります。保管コストの上昇も見逃せません。仕入れ不足による欠品を防ぐことも重要です。

欠品を防ぎ、余剰在庫とならないためには、適正在庫の維持が欠かせません。

倉庫スペースを確保できる

在庫が滞留していると、限りある倉庫スペースを無駄に占有してしまいます。

適切な在庫管理を行うことで、倉庫スペースを必要な範囲だけ利用可能。保管コストの上昇を抑えられることが在庫管理のメリットです。

キャッシュフローが改善する

在庫の仕入れには費用がかかり、仕入れ後、商品を売り上げるまでには時間がかかります。過剰在庫だと、仕入れてから売れるまでの期間が長く、キャッシュフローが悪い状態です。

企業の大切な資金が過剰在庫のために固定され、設備投資など資金の活用が制限されます。最悪の場合、運転資金を支払えず倒産に至ることもあるでしょう。

在庫管理を推進して適正在庫を維持すると、無駄な仕入れは発生しません。仕入れてから売れるまでの期間を短縮し、資金を有効活用できます。

また、キャッシュフローを改善するには仕入れ先に対する支払条件の調整も有効です。月末締め翌月10日払いより、翌月末払いのほうがキャッシュフローを改善できます。

無駄やコストを削減して生産性を向上できる

在庫管理を推進して過剰在庫を減らすと、保管コストを削減できます。

また、在庫の保管場所や数量を適切に把握できれば、倉庫スタッフが商品を探す時間が減り、ピッキング作業の効率が向上します。

ピッキング作業の無駄や保管コストを削減することで、企業の生産性向上を期待できるでしょう。

品質劣化を防げる

在庫には、食品や薬品、電子部品など保管中に品質の劣化が進むものがあります。食品では、温度や湿度が適切に管理されていないと品質の劣化を早め、不良在庫となる可能性も。

在庫管理を推進して温度や湿度、照明などの保管条件を適切に管理すると、在庫の品質劣化を抑えられます。また、期限が近いものから出庫する仕組みを整えることで、不良在庫化を防ぐ効果も見込めます。

在庫管理業務の課題

在庫管理は重要であるものの、実際には次のような課題を抱えている企業が少なくありません。

  • 在庫数を把握しにくい
  • 属人化が進んでいる
  • ミスを防げていない

在庫管理業務の課題を認識し、改善に動きましょう。

在庫数を把握しにくい

在庫管理では、在庫数を正確に把握すること自体、簡単なものではありません。たとえば、棚卸しが不完全であったり、頻度が低かったりすると、リアルタイムに正しい在庫の把握は困難です。

在庫数を把握できなければ欠品を防ぐために発注量が多くなり、過剰在庫を抱えやすくなります。

また、アナログな在庫管理では、入力ミスや入力忘れといったヒューマンエラーをゼロにはできません。在庫データが正確でなければ、倉庫業務は混乱してしまいます。

属人化が進んでいる

組織ではなく、個人に依存して在庫管理を進めている場合もあります。在庫管理の属人化が進む背景は以下のとおりです。

  • 在庫管理業務にはノウハウが必要であり、経験豊富なスタッフに業務が集中しやすい
  • 標準化された業務フローやマニュアルが整っておらず、スタッフが自分のやり方で業務を進めている
  • 在庫管理システムが導入されていない
  • 業務の引継ぎが十分でない
  • コミュニケーションが不足している

属人化が進んでいると、特定のスタッフに退職や異動、休暇があったとき、業務を円滑に進められません。

ミスを防げていない

手書き帳簿やExcel(エクセル)で在庫管理している場合、担当スタッフのミスを防げません。たとえば、入庫があったのに入力されていない、入力する行を間違えているといったミスが生じます。

このようなヒューマンエラーを防ぐためには、次のような対策が必要です。

  • チェックリストを活用する
  • 二重チェックなどチェック体制を確立する
  • 起こったヒューマンエラーを共有して注意を促す
  • 業務負荷を調整する
  • 手作業を自動化する

チェックリストの活用や二重チェックも有効ですが、可能であればミスが起こり得ない自動化を検討しましょう。

在庫管理業務を改善するポイント

在庫管理業務を改善するポイントは、次のとおりです。

  • 適正在庫を定義する
  • ABC分析を実践する
  • 業務の標準化を推進する
  • クラウド在庫管理システムを導入する

ぜひできるものから実践して、在庫管理業務を改善してください。

適正在庫を定義する

在庫管理は、適正在庫の維持が必要です。適正在庫は欠品を出さない最小限の在庫ですが、具体的にどのくらいか定義しなければ管理できません。

適正在庫数は、過去の販売データなどに基づいて、需要を予測することが重要です。季節変動や顧客の購買パターンも考慮します。

また、発注してすぐに在庫が増えるわけではないので、発注から入庫までのリードタイムも把握しておく必要があります。

ABC分析を実践する

ABC分析とは、在庫商品を売上や価値を軸にグループ分けして管理するフレームワークです。一部の要素が大きな影響力を持っているというパレートの法則をベースにしており、重点分析とも呼ばれています。

在庫商品の中には売れ筋商品があり、その商品だけで売上全体の8割を占めることも少なくありません。一方、それほど人気のない商品は売上にほとんど寄与していないでしょう。

商品をグループ分けして管理の程度を変えることによって、限られたリソースを有効活用しながら効率的な在庫管理ができます。

Aランク売上への影響が大きい商品重点的に管理する
Bランク売上への影響が中程度の商品Aランクより在庫を増やさない
Cランク売上への影響が小さい商品在庫切れも許容する

業務の標準化を推進する

業務の属人化を防ぐために、業務の標準化を推進しましょう。業務フローやノウハウ、注意点を文書化し、誰でも同じ品質で業務を遂行できる仕組みを整えることが重要です。

また、スタッフが複数の業務を担当できるよう、スタッフのローテーションも有効です。

クラウド在庫管理システムを導入する

クラウド在庫管理システムとは、手書き帳簿などアナログな手法ではなく、倉庫内の情報をデジタル化して一元管理するシステムです。

入庫時や出庫時に、商品や保管した棚のバーコードをハンディターミナルで読み取ることで、在庫情報をシステムに反映できます。バーコードを読み取るだけなので、入力間違いなどのヒューマンエラーは生じません。

正しい在庫数をリアルタイムに把握できるようになるので、ミスを防ぎつつ適切な在庫管理ができます。システムによっては自動発注機能などもあり、在庫管理の負担軽減も可能です。

ただし、システムの導入には初期費用や運転費用がかかります。かかるコストよりも大きな効果が見込める場合は、積極的に導入しましょう。

クラウド在庫管理システムの導入による改善事例

実際にクラウド在庫管理システムを導入することで、在庫管理業務を改善できた事例があります。

  • 消費量が見える化されて適切なタイミングで発注できるようになった
  • 自動発注機能で在庫管理の手間を大幅に削減できた
  • 棚卸時間を50%削減できた

それぞれ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

消費量が見える化されて適切なタイミングで発注できるようになった

介護施設における導入事例です。

介護施設では、厨房の環境を清潔に維持するために1回しか使わないディスポーザブル用品を使っていました。しかし、ディスポーザブル用品の発注が遅れたり、過剰発注したりと無駄が多いことが課題でした。

現場スタッフは日々の業務に追われ、十分に検討を進められなかったといいます。

そこでクラウド在庫管理システムを導入したことで、消費量を見える化でき、適切なタイミングで自動発注が可能に。在庫数の管理や発注の手間が軽減し、良好な在庫状態を維持できるようになりました。

自動発注機能で在庫管理の手間を大幅に削減できた

工具を製造する製造業における導入事例です。

製品のパッケージに必要な副資材は700種を超えており、管理が難しいことが課題でした。システム導入前は、現場スタッフが在庫が少ないと気づいたときに報告するといったアナログな手法で在庫数を管理。欠品などのトラブルを防げず、管理に問題を抱えていました。

重量型センサとあわせてクラウド在庫管理システムを導入した後は、一定量を下回ると自動に発注する自動発注機能を活用。システム上では在庫状況を一覧で確認でき、在庫管理の手間を大幅に削減できました。

棚卸時間を50%削減できた

医療機器メーカーにおける導入事例です。導入前は、次のように複数の課題を抱えていました。

  • 棚卸作業に時間がかかる
  • 紙ベースで管理していたため入出庫時に計算が合わない

在庫管理システムの導入後は、部品ラベルを発行して入出庫時にハンディ端末で読み取る簡単な方法で在庫を管理。スタッフが目と手を使って在庫数を数えるといった作業がなくなり、数え間違いによるヒューマンエラーがなくなりました。

紙ベースの管理からシステムでの管理に変わったため、ペーパーレス化も実現しています。

棚卸作業は2~3時間かかっていたところ、1時間程度で完了できるように。棚卸時間は最大50%削減できました。

まとめ:在庫管理業務を効率化しよう

在庫管理は、適正在庫を維持して効率的に運用するために行われるものです。業務は、入出庫管理やロケーション管理、状態管理、発注管理など多岐にわたります。

在庫管理業務を怠ると、欠品で納期遅延が生じたり、過剰在庫で保管費用やキャッシュフローの悪化につながります。このような問題を解決するために、在庫管理の推進が必要です。

適正在庫の定義やABC分析の実施、クラウド在庫管理システムの導入など、在庫管理業務を効率化する方法はあります。

ぜひ本記事を参考に、在庫管理業務の改善に進みましょう。