テレアポで成約率を上げるためには、担当者にアプローチすることが重要です。しかし、何度電話しても担当者につながらず、諦めてしまう方も多いでしょう。
当記事では、担当者不在と言われる理由と、次のアクションにつなげる方法を解説します。すぐに実践できるテクニックも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
テレアポで担当者不在と言われる理由
テレアポで「担当者不在」と言われるおもな理由は以下の3つです。
- 本当に不在
- 担当者自身の拒否
- 受付担当者の判断
担当者が本当に不在で、外出や会議、出張で席を外していることもあるでしょう。
また、担当者自身が拒否している可能性もあります。営業電話を避けたい、業務が忙しくて対応できないなどの理由で、取り次ぎを断っているケースです。
電話を受けた人の判断で不在と伝えられることもあります。社内ルールで営業電話は取り次がないと決まっている、担当者が多忙だと考えて取り次がないなどの理由が考えられます。
テレアポで担当者がいないと言われたらすべきこと
担当者がいないと言われても、諦めずに次の一手を考えましょう。担当者が不在時に取るべき行動は以下の5つです。
- いつ戻る予定か確認する
- 担当者の名前と部署を聞き出す
- つながりやすい連絡先を確認する
- 用件を簡潔に伝えてメッセージを残す
- 1週間後を目安に再度アプローチする
適切な対応をすれば、後日アポにつながる可能性が高まります。
いつ戻る予定か確認する
まずは担当者の戻る予定時間を確認しましょう。
「〇〇様はいつ頃お戻りになりますか？」と尋ねることで、次のアプローチのタイミングを計れます。「3時頃戻ります」と回答があれば再度、連絡してみましょう。
担当者の名前と部署を聞き出す
担当者の情報が少ない場合、名前と部署を聞き出すことも大切です。
「申し訳ありませんが、担当者様のお名前と部署を教えていただけますか？」と丁寧に尋ねましょう。名前がわかれば、次回の電話で「〇〇様はいらっしゃいますか？」と具体的に聞けます。
部署名も重要で「購買部の田中様」と指名すれば、取り次いでもらいやすくなります。可能であれば直通番号も聞いておくと、より確実にアプローチが可能です。
得られた情報は顧客管理システムなどに入力して、チーム内で共有するのもよいでしょう。
つながりやすい連絡先を確認する
担当者不在時は次のアプローチを確実にするため、つながりやすい連絡先を確認しましょう。
直通番号や携帯番号、メールアドレスなどを丁寧にヒアリングします。
外出が多い担当者であれば、在籍していることが多い時間帯も聞いてみましょう。相手の都合に合わせて連絡することが重要です。
用件を簡潔に伝えてメッセージを残す
担当者不在時は会社名と自分の名前を必ず伝え、「新サービスのご案内のため」など要件を端的に説明しましょう。
折り返しの電話が必要か、自分から後日かけ直すのかも明確にしておきます。簡潔でわかりやすいメッセージを残すことで、担当者が内容を理解しやすくなり、返信の可能性が高まります。
1週間後を目安に再度アプローチする
初回で担当者と連絡が取れなかった場合、1週間後を目安に再度アプローチしましょう。この間隔がしつこさを感じさせず、忘れられない絶妙なタイミングです。
前回の電話で得た情報を活用し、相手の都合を考慮して適切な時間帯に連絡します。
テレアポでよくある担当者不在時の対応
テレアポでよくある、担当者に取り次いでもらえないケースは以下のとおりです。
- 「結構です」と言われる
- 「営業ですか？」と聞かれる
- 何度も不在の場合
- 担当者が変わった場合
それぞれどのように対応すべきか心得ておきましょう。
「結構です」と言われた場合
「結構です」という返答は、相手が営業電話を避けようとしている可能性があります。この場合、次のように対応しましょう。
- 一度相手の意見を受け入れる
- 簡潔に自社の価値を伝える
- 次回のアプローチの機会を作る
「承知いたしました。お忙しいところ申し訳ございません。弊社サービスは〇〇の課題解決に特化しており、多くのお客様にご好評いただいております。もしよろしければ、資料だけでもお送りさせていただけないでしょうか。」
相手の意思を尊重しつつ、自社の価値を伝え、次につながるアクションを提示することが大切です。
「営業ですか？」と聞かれた場合
「営業ですか？」という質問には、相手の警戒心が隠れています。この場合、次のように誠実さと価値提供の姿勢を見せましょう。
- 正直に答える
- 自社の価値を簡潔に伝える
- 相手の課題解決に焦点を当てる
「はい、〇〇社の△△と申します。営業ではありますが、お客様の〇〇という課題を解決するための提案をさせていただきたいと思っております。少しだけお時間をいただけますでしょうか。」
「営業」という言葉に対する警戒心を和らげ、相手の利益につながる点を強調することで、話を聞いてもらえる可能性が高まります。
何度も不在の場合、諦めるタイミング
何度連絡しても担当者不在と言われる場合、諦めることも大切です。1週間に1回程度、合計3〜5回のアプローチでつながらない場合は、諦めましょう。
3回目の電話で「今週中は不在です」と言われたら、翌週の月曜日に最後の1回を試み、それでもつながらなければリストから除外を検討します。
ただし、相手の業務サイクルや繁忙期も考慮しなければいけません。決算期や新製品発表時期など、忙しい期間は避けるなど、柔軟な対応が必要です。
諦める前の最終手段として、メールでのアプローチや問い合わせフォームの利用、別の部署へのコンタクトなども試してみましょう。
重要なのは、しつこさと諦めどきのバランスです。相手の立場を尊重しつつ、粘り強く、しかし適切なタイミングで判断することが重要です。
担当者が変わった場合
担当者の変更は、新たな関係構築のチャンスです。この状況を前向きに捉え、以下のように対応しましょう。
- 新担当者との良好な関係構築を最優先する
- 過去の経緯や重要情報を引き継ぐ
- 新たな提案や価値提供の機会として捉える
「お世話になっております。先日、御社の担当者が変更されたとお聞きしました。改めて弊社サービスについて説明するさせていただく機会をいただけますでしょうか。」
前任者には取り次いでもらえなかった場合も、新担当者にはつながる可能性があります。新担当者の方針や考え方を理解し、状況に合わせた提案を行うことで、関係性を深められるでしょう可能性があります。
テレアポで担当者不在時のNGな対応
テレアポではなかなか担当者に取り次いでもらえず、焦ることもあるでしょう。しかし、誤った対応をすると、かえって関係性を損なう可能性があります。避けるべき対応は以下のとおりです。
- 担当者の携帯電話番号を無理に聞き出そうとする
- 不在時に長々と用件を説明する
- 折り返しの電話を強要する
- 短期間で何度もかけ直す
個人情報保護の観点から、担当者の直接の連絡先を強引に聞き出すことは避けるべきです。
不在時に長々と用件を説明するのも効果がありません。簡潔に用件を伝え、後日改めて連絡すると伝えましょう。その際、折り返しの電話を強要してはいけません。
短期間で何度もかけ直すと相手に不快感を与えるため、適切な間隔を空けて再度アプローチすることが大切です。
テレアポで担当者につなげてもらうテクニック
テレアポで担当者に直接つながることは、ビジネスチャンスを大きく左右します。
すぐに実践できるテクニックは以下のとおりです。
- 事前リサーチを徹底する
- 架電のタイミングを見極める
- 受付を突破のためのフレーズ
- 営業電話と感じさせない話し方
むやみに電話をかけ続けるのではなく、工夫することが大切です。
事前リサーチを徹底する
事前リサーチのポイントは以下のとおりです。
- 企業の基本情報を把握する
- 企業の最新ニュースや業界動向を調べる
- 自社製品・サービスと相手企業のニーズをすり合わせる
たとえば、「〇〇事業部の△△様はいらっしゃいますか？新規事業に関連して、弊社サービスのご提案があります」と切り出せば、相手の興味を引きやすくなります。
徹底したリサーチにより相手企業への理解が深まり、的確なアプローチが可能になります。また、正確な情報を伝えることで、電話を取った方の信頼感も高まるでしょう。
架電のタイミングを見極める
適切な架電のタイミングは、以下のとおりです。
- 業界や企業の繁忙期を避ける
- 一般的につながりやすい時間帯を把握する
- 相手企業の営業時間を確認する
多くの企業でつながりやすい時間帯は、午前中は10時〜11時半、午後は14時〜16時半です。
ただし、業界や企業によって最適な時間帯は異なります。個別の状況に応じて判断することが大切です。
受付を突破のためのフレーズ
担当者につなげてもらうためには、受付担当者の協力が不可欠です。効果的なフレーズを使って、スムーズに取り次いでもらいましょう。
まずは、具体的な担当者名を挙げて「〇〇様におつなぎいただけますでしょうか？」と言えば、正当性をアピールできます。事前にリサーチした情報を活用しましょう。
「先日メールでご連絡した件について」と切り出すのも効果的です。既にコンタクトがある印象を与えられます。
「〇〇部門のご担当者様はいらっしゃいますか」と、部門名を出して尋ねるのもおすすめです。業務に関連した電話だと認識してもらえます。
上記のフレーズを状況に応じて使い分け、受付担当者の協力を得ましょう。ただし、今後の信頼関係に大きな影響が出るため、嘘はつかないよう注意が必要です。
営業電話と感じさせない話し方
営業電話と悟られないためには、自然な会話を心がけることが大切です。自然な会話のトーンを心がけ、台本を読むような話し方は避けましょう。
一方的に話すのではなく相手の発言に耳を傾け、相手の話をよく聞くことも重要です。質問を多用して相手に話してもらうことで、営業色を薄められます。「御社では〇〇についてどのようにお考えですか？」などの質問が有効です。
価値提案に焦点を当てるのも大切です。製品説明ではなく、相手にとってのメリットを強調しましょう。「御社の課題解決に貢献できると考えております」といった言い方が効果的です。
自然な会話の中で相手の興味を引き出しましょう。誠実さを保ちつつ、価値ある提案ができれば、営業電話という印象を与えずに目的を達成できるでしょう。
まとめ：担当者不在でも次のアクションにつなげよう！
担当者不在時の対応は、ビジネスチャンスを左右する重要なスキルです。不在の理由を理解し、適切なアプローチ方法を選びましょう。担当者の戻る時間や連絡先を確認し、簡潔に用件を伝えることが大切です。
再アプローチは1週間後を目安に行い、しつこさと諦めどきのバランスを見極めましょう。「結構です」や「営業ですか？」といった返答には、相手の立場を尊重しつつ、自社の価値を簡潔に伝える対応が効果的です。
担当者につなげてもらうためには、事前リサーチの徹底や適切な架電タイミングの選択が重要です。受付担当者を突破するためのフレーズや、営業電話と感じさせない自然な会話術も習得しましょう。
常に相手の立場に立ち、誠実で価値ある提案を心がけることで、テレアポの成功率を高められます。これらのテクニックを実践し、効果的なコミュニケーションを図りましょう。
