「テレアポを上手く進めるコツを知りたい」と悩んでいる方は多いでしょう。テレアポを続けても獲得率が上がらず、失敗の原因がわからないこともあるかもしれません。
今回は、テレアポのコツを「準備編」「話し方編」「心構え編」の3つのパートに分けて詳しく解説していきます。失敗してしまうことも多いテレアポですが、具体的なコツさえ掴めば成功に近づけるはず。ぜひ、最後までお読みください。
テレアポのコツ【準備編】
テレアポの準備に役立つコツは、以下の6つです。
- 顧客リストを作成する
- 相手が電話に出やすい時間帯を調べる
- 相手が興味を持ちそうな話題を考える
- 話の流れをトークスクリプトにまとめる
- 返答パターンを事前に考えておく
- 商品知識を身に着ける
こちらでは、上記のテレアポ準備におけるコツを解説します。
顧客リストを作成する
テレアポをより効率的に進めていくため、顧客リストが役立ちます。顧客リストとは、テレアポのターゲットユーザーの一覧です。
顧客リストを作成する際は、ただ会社名を並べるのでなく、「どのような会社が商品を購入してくれるか」を考えます。「相手と過去にどのような商談をしているか」や「相手の会社が自社商品に感じるメリット」などで、絞っていくのがよいでしょう。
購買意欲がありそうなユーザーを絞ったあとは、顧客リストの数にも注目します。数が少なければアポを獲得できる確率は低くなってしまいます。
アポ獲得が見込めるユーザーリストを数多く集めることで、効率的なアプローチにつながるでしょう。
相手が電話に出やすい時間帯を調べる
つながりやすい時間帯を知るには電話をかけた際、担当者以外の職員に尋ねるのがおすすめです。他の方に質問して担当者のいる時間帯を把握すれば、何度も電話をかける必要がなくなるため、効率的にテレアポを進められます。
時間帯は、相手の職種を考慮することもポイントでしょう。たとえば、営業職の方は始業して少ししてからお客様先に訪問することが多いもの。そのため、「朝早い時間帯に在席している可能性が高い」と推測できます。
相手が興味を持ちそうな話題を考える
人は利点のあることに興味を持つもの。だからこそ、自社の商品やサービスが提供できる利点は何かを考えることで、話を聞いてくれるかにつながるでしょう。
ただしその際「自社の商品の中で人気があること」をアピールをしないよう注意が必要です。相手は自分にメリットがあるかどうかを聞いているため、よく知らない会社の人気商品については興味を持ちにくいです。
「月間○○万円のコストカットができる」といったように、相手が気になると思えるアピールポイントを探しましょう。
話の流れをトークスクリプトにまとめる
会話の流れを想定すると「次にどのような話をしたらいいのか」と途中で悩むことが少なくなります。
トークスクリプトを作成する際は「最初の挨拶・商品紹介・日程調整などの流れを考えます。どのような言葉で話したら適切なのか判断できないときは、同僚や先輩にアドバイスをもらうとよいでしょう。
返答パターンを事前に考えておく
相手からの突然の質問に焦らず対応するために、答えのパターンをいくつか考えておくこともおすすめです。あらかじめ想定しておくとスムーズな受け答えができ、相手からも好印象を持ってもらえる可能性があります。
また、返答パターンを想定すると心に余裕を持って話せるため、相手との距離を詰めることに力を入れられるでしょう。
商品知識を身に着ける
テレアポを行ううえで、相手を知ることも大事ですが、自社商品のことを深く知るのも忘れてはいけません。「自社商品は他社と違い、○○のメリットがある」といったように詳しい知識があると、相手に伝える際も魅力的に話せます。
加えて、商品知識を身に着けると、「どのような相手にも特徴や利点を伝えられる」という自信がつき、余裕にもつながるでしょう。
テレアポのコツ【話し方編】
テレアポの成功が期待できる話し方のコツは、以下の通りです。
- 挨拶は丁寧に行う
- 高めの声で話す
- 会話のテンポを合わせる
- 答えやすい質問から始めていく
- 前置きを長々と話さない
- 営業電話だと思われる言葉は使わない
- 簡潔に利点を伝える
- アポが取りやすい尋ね方をする
- 質問にはスピーディーに答える
- 相手の話を復唱する
それぞれ解説していきます。
挨拶は丁寧に行う
最初に行うことは挨拶だからこそ、礼儀正しく丁寧に伝えることが重要です。丁寧に挨拶をすることで、相手から「印象がよい人」というイメージを持たれやすくなります。
イメージが良くなれば、商品やサービスの特徴を伝える際、こちらの話を聞いてくれる可能性が高まるでしょう。また、会話を始めた段階で相手の警戒心が解ければ、こちらも緊張しすぎずに進行できます。
高めの声で話す
相手に暗い印象を与えないために、普段の声よりも高めに発声するのがおすすめです。少し高い声を意識するだけで相手が受ける印象は変わり、明るく感じてもらえるでしょう。
ただし、高めに発声することを意識しすぎると、不自然になってしまうため注意が必要です。特に、テレアポが初めてで緊張している人の場合、落ち着いて会話することを心がけましょう。
会話のテンポを合わせる
相手と自分の会話のテンポを合わせることで、「話しやすい」と思ってもらいやすくなります。
たとえば、相手が早口で話す人であれば、少し早めの口調で話してみましょう。一方、一言一言ゆっくりに話す相手なら、それに合わせて話すのがよいです。
答えやすい質問から始めていく
相手が「答えるのが面倒」と感じてしまう質問をすると、すぐに電話を切られてしまいます。「今お忙しいでしょうか？」のような質問から始めてしまった場合、答えるのが面倒だと感じるでしょう。
そのため、質問する際は「先日の展示会にお越しいただいた〇〇様でしょうか」のように、「はい」または「いいえ」で簡単に答えられるものから始めるのがよいでしょう。注意点は、シンプルに答えられる質問をしすぎると、こちらが話すことが多くなってしまうことです。答えやすい質問を続けたあとは、相手の話を聞くような質問もしてみましょう。
前置きを長々と話さない
商品やサービスの特徴を話しすぎてしまい、一方的な会話が続いてしまうのは厳禁です。前置きを長々と話してしまうと、相手が飽きてしまううえ、警戒心も強まります。
前置きは短くして、相手との距離感を詰めることを意識すると、相手と打ち解けたうえで商品やサービスの紹介ができるでしょう。
営業電話だと思われる言葉は使わない
「販売」「案内」「買う」「売る」といった営業感の強い言葉を使うと、相手は警戒してしまいます。
少しの違いですが、「ご提案」「お届け」といった言葉を使うだけで、相手が持つ印象は変わります。トークスクリプトを作成する際は、「この言葉を使うと営業電話だと思われるだろうか？」という観点でチェックしてみるとよいです。
簡潔に利点を伝える
利点をどのように伝えるかも重要です。長々と伝えてもわかりづらくなりますし、相手の聞きたい内容からずれていてもいけません。
相手の企業をよく調べて「何に困っていそうか」を想定し、自社商品やサービスで解決できることを端的に伝えてみましょう。「○○にかかっている時間が半分になる」「現在よりも30%コスト削減できる」といった表現がおすすめです。
アポが取りやすい尋ね方をする
相手と長く会話が続いたとしても、アポが取れなければ意味がありません。アポを取るためには、相手が快く頷けるような尋ね方をしてみましょう。たとえば、「来週ご訪問させて頂いてもよろしいでしょうか？」のような質問では、相手が断りやすくなってしまいます。
一方、「来週の火曜日午前中に、近くを訪れる予定があるのですが、ご都合いかがでしょうか？」という質問なら思わず頷くもの。このように、日程調整はできるだけ細かい日時を指定する、近くに訪れることなどをアピールすることが効果的です。
質問にはスピーディーに答える
相手から質問を受けた場合、できるだけ早く短い言葉で答えるのがおすすめです。まずは、YESかNOかをはっきりと答え、そのあと相手が欲しい答えを端的に答えると、「頼れる人だな」と感じてもらえます。
こちらが自信を持っていると、相手にも安心感が生まれ、アポの獲得にもつながりやすくなります。急に質問を受けると頭が真っ白になり、何を言うべきかわからなくなることもあるでしょうが、焦らず自信を持って回答しましょう。
相手の話を復唱する
自分の話に対して相手が乗ってきた場合、相手の言葉を復唱するのもコツの1つです。聞いた話を復唱することで、「話を聞いてくれている」「気持ちに寄り添ってくれている」と思ってもらえるからです。
復唱して相手との距離感を詰めながら、自分の質問を織り交ぜると、相手も「この人になら答えてあげよう」と考えてくれるでしょう。
テレアポのコツ【心構え編】
テレアポにおいて、準備や話し方も重要ですが、実は心構えも大きなポイントです。心構えのコツを知ることで、落ち込むことの多いテレアポでも、前向きに実践できるようになるでしょう。テレアポにおいての心構えのコツは、以下の3つです。
- 「断られても次がある」と考える
- 上達には長い時間がかかることを知る
- 悩みがあれば同僚や先輩に相談する
それぞれ詳しく解説します。
「断られても次がある」と考える
テレアポで断られることが多いのは当たり前のため、「断られても次がある」と割り切って考えることが大切です。断られたら次の企業に電話する習慣ができていなければ、一回一回落ち込んでしまい、架電しづらくなります。
テレアポでは、徐々に自信をつけていき上達していくことが大事なので、前向きに捉える心構えが成功のきっかけになるでしょう。それでも、「断られる確率が多すぎる」と感じるなら、行動目標を設定することをおすすめします。結果に関わらず行動目標通りに実行できたら、徐々に自信へとつながるでしょう。
上達には長い時間がかかることを知る
テレアポがすぐに上手くなる人は稀であり、大体の人は上達に長い時間を要すると理解しましょう。長い時間がかかると知ることで、短期的な失敗に落ち込むことが少なくなり、前向きに成長できます。
落ち込んでから立ち直るのは体力を消耗するため、できるかぎりモチベーションを安定させるべきです。モチベーションを維持して取り組んでいけば、成果もついてくるでしょう。
悩みがあれば同僚や先輩に相談する
「アポが全く獲得できない」「相手からひどい言葉を言われた」のように、立ち直るのが難しい場面は、同僚や先輩を頼りましょう。同僚や先輩も同じような経験をしているはずなので、気持ちに寄り添ってくれるはずです。
先輩への相談は、上手く乗り越えるやり方などを教えてもらえるよい機会になるかもしれません。
テレアポを成功させる19のコツを実践してみよう！
テレアポを成功させるには、顧客リストやトークスクリプトの作成といった準備を徹底しましょう。また、相手の警戒心を解いて距離を詰めるような話し方も重要です。
慣れていない人はアポの獲得に失敗することが多いのは当然だと捉え、1つ1つコツを実践していくことで、上達が目指せます。大事なのはモチベーションを維持し、上達を諦めないことなので、前向きな気持ちで行動していきましょう。
