テレアポの成功率を上げるためには、1日の架電件数を達成させる、トークスクリプトを見直すなどの工夫をしなければいけません。
しかし、顧客になかなか繋がらない、繋がってもすぐに切られるといった問題を抱える企業も多いでしょう。
こうした問題を解決するために活用してほしいのが、オートコールシステムです。オートコールシステムは事前に録音したアナウンスを利用して、一斉に顧客に架電できます。
通常のテレアポ業務と比べて、大幅にコストや時間の削減が可能です。
本記事では、オートコールシステムの仕組みやメリット、活用方法などを詳しく解説していきます。オートコールシステムの導入を検討している人は、ぜひ参考にしてみてください。
オートコールシステムの仕組み
オートコールシステムは、事前に録音したアナウンスを利用し、一斉に指定したリストへ自動で発信・架電するシステムのこと。電話を受けた側が自動音声応答システムに従って、電話機のボタンを操作することでコミュニケーションも取れます。
また、事前に架電するタイミングや連絡先などを設定すると、自動発信されるのも特徴です。通常のテレアポでは、リストに従って1件ごとに架電します。
しかし自動化することで、テレアポ業務を効率化できコスト削減にもなるでしょう。このようにメリットが多いため、オートコールシステムはアンケートや督促などのさまざまなシーンで活用されています。
オートコールシステムをテレアポに導入するメリット
オートコールシステムをテレアポに導入することで、以下のメリットがあります。
- テレアポの業務の効率化を図れる
- 架電の質を保てる
- オペレーターの負担を減らせる
- クレームが起こりにくくなる
- 人材費や通話料などのコストを軽減できる
詳しく解説していくので、ぜひ参考にしてください。
テレアポの業務の効率化を図れる
オートコールシステムを活用すると、多くの顧客に一斉に架電ができるので、テレアポ業務を効率化できます
通常のテレアポでは、1件ずつ架電する必要があり、時間をかけても1日200件程度が限界です。しかし、オートコールシステムは架電先リストを用意するだけで一斉に架電できます。
かけ放題であれば数万件もの架電も可能です。効率よくテレアポ業務を行えるため、アポ獲得率のアップも期待できます。
また、発信日時を自由に設定すれば顧客にあわせて、繋がりやすい時間帯や営業時間外にアプローチも可能です。さらに成約の見込みの少ない顧客には、アプローチする時間も減らせるメリットがあります。
関連記事：テレアポは1時間で何件かける？架電件数の目安と成功率を上げるコツ
架電の質を保てる
マニュアルやトークスクリプトを入念に準備しても、オペレーターのスキルや経験値などは個人差があります。
オートコールシステムを活用すれば、個人のスキル関係なく誰に対しても同じ質を保てるのがメリットです。事前に電話で伝えたい内容の設定もできるため、急な変更があっても対応可能です。
また、アンケート調査で架電する際は、オペレーターが無意識に誘導してしまう行為や集計ミスも防げます。オートコールシステムでは人的リスクを防ぎ、架電の質を保てるメリットがあります。
オペレーターの負担を減らせる
テレアポでは、クレームやトラブルがつきものですが、特に督促関連の連絡はオペレーターに負担がかかりやすいです。
たとえば支払う気がない相手との通話は、心理的負担になりやすい傾向があります。時には暴言を吐かれることもあるため、テレアポは離職率が高いと言われています。
オートコールシステムを活用すれば、電話発信から応答・案内まで自動で行ってくれるため、オペレーターの負担を大幅に減らせるのがメリットです。
また、1日に必要な架電数の達成も容易になり、商品やサービスに興味がある顧客のみオペレーターに転送されます。
電話をするたびに相手から断られる不安も解消できるでしょう。そして心理的ストレスが軽減できるため、結果的に離職の防止もできます。
クレームが起こりにくくなる
オートコールシステムは自動音声なので、相手が興味を持たなければその時点ですぐに通話を切れます。
通話の途中で離脱しやすく、通常のオペレーターと話すよりストレスを感じません。つまり、顧客側は好きなタイミングで通話を切れるため、クレームが起こりにくくなるメリットがあります。
人材費や通話料などのコストを軽減できる
オートコールシステムを活用すると、以下の費用を削減できます。
- 架電業務にかかる人件費
- マニュアル作成にかかる時間
- 見込みの少ない顧客にかかる通話料
オートコールシステムは導入費と通話料のみで営業できるため、オペレーターを確保するための人材採用、雇用、教育の費用を節約できます。目標の架電件数によっては、かけ放題のオートコールシステムを導入すればコストを大幅に削減できるでしょう。
オートコールシステムは一斉に数万件の架電をしても、繋がった電話のみ料金が発生する仕組みです。そのため、無駄なやりとりがなく通話料の削減を見込めます。また、発信内容をあらかじめ簡潔にしておけば、通話料も抑えられるメリットがあります。
オートコールシステムをテレアポに活用する際の注意点
テレアポでオートコールシステムを活用する場合は、以下の注意点をおさえておきましょう。
- 顧客にあわせた柔軟な対応が難しい
- 固定電話のみ対応しているシステムは若年層へのアプローチが難しい
- 警戒されやすい
それぞれ詳しく解説していきます。
顧客にあわせた柔軟な対応が難しい
オートコールシステムは事前に用意した音声を自動で流す仕組みです。
そのため、オペレーターと比較すると、顧客にあわせて柔軟な対応が難しい場合があります。質問や要望がある際に的確に答えを出せないため、デメリットに感じる可能性があります。
ただし、工夫して内容を設定すれば、幅広く対応することは可能です。音声応答システムでは対応できない部分にあわせて、必要なときにオペレーターに繋ぐ仕組みを作ると良いでしょう。
まずはオートコールシステムのみで運用し、必要あれば顧客のニーズにあわせて改善していくことが大切です。
固定電話のみ対応しているシステムは若年層へのアプローチが難しい
オートコールシステムは多くのメリットがありますが、固定電話にしか発信できないサービスが多いです。
そのため、固定電話を持っていない若年層へのアプローチが難しい可能性があります。また、あらかじめ録音した音声を流すので、録音が苦手な層にも受け入れられない場合もあるでしょう。
警戒されやすい
自動音声が苦手な人は、オートコールシステムから電話がきた時点ですぐ切る人もいます。
音声ガイダンスの案内が分かりにくくて、すぐに切る人もいるでしょう。最後まで通話を聞いてもらうためには、簡潔に要点だけを伝えるなど発信内容の見直しが必要です。
オートコールシステムをテレアポに活用する方法
オートコールシステムをテレアポで活用する方法として、以下の3つが挙げられます。
- 休眠顧客に一斉に架電する
- 顧客満足度調査のアンケートコール
- 未納者に対する督促に活用する
詳しく解説していくので、導入を検討している人はチェックしてみてください。
休眠顧客に一斉に架電する
テレアポでは、新規の顧客に架電することを優先しがちです。
しかし、過去に取引の実績がある休眠顧客は、見込み客に変わる可能性が高い傾向があります。とはいえ、オペレーターに架電してもらうには、予算の問題や架電件数の問題で難しい場合があります。
そこでオートコールシステムを活用して、数万件の休眠顧客に一斉に架電するのが効果的です。商品やサービスに興味を持った顧客をアポインターに繋げることで、アポイント獲得に繋げられます。
顧客満足度調査のアンケートコール
オートコールシステムで大量に架電をすれば、顧客満足度調査のアンケートに活用できます。
自動音声応答システムのプッシュ通知によって自動でデータ集計も可能です。そのため、オペレーターが直接顧客に聞くよりも正確なアンケート結果が手に入るメリットもあります。
また、オペレーターによる無意識に回答を誘導してしまう対策にもなります。電話調査は外部委託だと費用もかかるため、オートコールシステムの活用でコスト削減にも繋がるでしょう。
未納者に対する督促に活用する
以下のように、督促業務はオペレーターに負担がかかる可能性があります。
- 未納者は電話に抵抗があるから繋がりにくい
- 暴言を吐かれる可能性がある
- 対応次第ではトラブルを起こす可能性がある
しかし、オートコールシステムを活用すれば、上記の問題やリスクを減らせるでしょう。また、一斉に架電することで督促業務も効率よく行えます。
オートコールシステムに関するよくある質問
以下では、オートコールシステムに関する質問と、その回答をまとめました。
同じような疑問を抱えている人は、ぜひチェックしてみてください。
トークスクリプトは作成してもらえる？
通常のオートコールシステムでは、トークスクリプトの作成はできないケースが多くあります。
しかし、オートコールシステムを提供している企業によっては、最適なトークスクリプトを提案してくれる場合があります。トークスクリプトを作成してほしい場合は、そのような支援を行っている企業を選ぶと良いでしょう。
1時間にどれくらい架電できる？
オートコールシステムによって異なり、1時間5,000件から数万件もの多くの架電が可能です。
テレアポ業務を効率よく行うために、目標の架電件数にあわせてオートコールシステムを選びましょう。
まとめ：オートコールシステムをテレアポに活用しよう
オートコールシステムは、一斉に顧客に架電ができるため、1日の架電件数を容易に達成できるのが魅力です。
1件ずつ架電する必要がなくなり、顧客とトラブルを起こす心配もないため、アポインターの負担も大幅に軽減できます。また、オートコールシステムのメリットを最大限にいかすためには、自社に適したものを導入することが大切です。
架電件数を重視する場合は、かけ放題のサービスが利用可能なオートコールシステムが向いています。ぜひ本記事を参考に、オートコールシステムをテレアポに活用してアポイント獲得率を上げましょう。
